Бухгалтерія державної установи: програма 1С, старі та нові редакції, інструкція по роботі та відгуки

Використання програми «1С: Бухгалтерія державної установи 8» роблять, щоб автоматизувати бухгалтерський облік офіційних юридичних осіб, що перебувають на самостійному балансі і фінансується з федеральних або місцевих джерел.

Призначення

Облік в програмі здійснюють щодо казенних, бюджетних, автономних юридичних осіб. Програма «1С: Бухгалтерія державної установи 8» визначає порівнянність інформації, коли підприємство змінює свій статус. Нерідко нею користуються особи, відповідальні за розподіл бюджету, представники місцевої адміністрації і так далі.

Про єдиній базі

У програмі «1С: Бухгалтерія державної установи» ведуть і одна юридична особа, і відразу декілька. Інформаційна база для них залишається єдиною. В «1С: Бухгалтерії державного закладу» також ведуть централізований облік підприємств, які передали право на здійснення бухобліку на основі договору.


Крім цього, база містить облік казенних підприємств – за планом рахунків бюджетного обліку, підприємств бюджетного типу. Для здійснення єдиного обліку застосовують офіційні стандартні класифікатори з включенням в них переліків контрагентів, статей витрат і так далі. У головній книзі і балансі є відомості, що призначаються для окремих юридичних осіб.

Окремий облік

Програма «1С: Бухгалтерія державної установи» включає оформлення окремого обліку лише по одній юридичній особі, користуючись матеріальними джерелами в базі з окремими звітами. Структура рахунків у джерел завжди розрізняється. Застосовуючи дану схему, вводять окремий облік процедур в бюджетних установах.

Стандартні методи

Програма «1С: Бухгалтерія державної установи» розроблялася з прийняттям в розрахунок нормативної документації з бухгалтерського обліку. Вона грунтувалася на наказах Мінфіну РФ № 157н, № 162н, № 174н, № 183н, № 65н, № 52н, № 191н, № 33н. «1С: Бухгалтерія державної установи 8» здійснює облік, беручи до уваги бюджетну класифікацію РФ, різновиди матеріального забезпечення, особливості адміністрування, нюанси фірм, джерел матеріального забезпечення. Все це наділяє її можливістю здійснювати угруповання, виявляти підсумки і систематизувати відомості. Також «1С: Бухгалтерія державної установи 8» включає розподіл баз і безліч інших функцій. Фінансовий підрахунок здійснюють у будь-якій валюті.

Рахунки

В «1С: Бухгалтерії державної установи 10» містилися єдині плани рахунків бухобліку для офіційних органів, місцевої адміністрації і так далі. Синтетичні, аналітичні, кількісні та валютні обліки здійснюють беручи за основу Інструкцію по використанню Єдиного плану рахунків бухобліку.

Лічильний робочий план

У програмі здійснюють централізовану бухгалтерію офіційних підприємств, формують плани рахунків для установ, попередньо внесених у програму. Структура робочого плану задається з прийняттям до розрахунку різновиди юридичної особи – чи вважається воно казенним, бюджетним, автономним, з урахуванням джерела фінансування.
Коли здійснюють записи про бухоблік, процедури відображають на рахунках з 26 розрядів в робочому плані рахунків. "1С: Бухгалтерія державної установи 8 3" включає два типи класифікаторів: бюджетний і довільний. Вибирають їх, враховуючи структуру рахункового плану. Програма про бухгалтерію офіційних підприємств володіє декількома спеціальними параметрами робочого плану рахунків – вони призначаються для казенної, бюджетної та автономної різновиди підприємств. У структурі подібного плану відображаються типи фінансування. У будь різновиди фіксують код бюджетної класифікації Росії цілком – КБК і КОСГУ. План рахунків бюджетного обліку вимагає написання коду бюджетної класифікації в обов'язковому порядку лише в частині КОСГУ. Коди бюджетної класифікації замінюються класифікаторами на вибір. Складаючи робочі рахунки, потрібно враховувати цей документ. Структура робочого плану рахунків для автономних організацій вимагає написання кодів з будь-яких класифікаторів. Типова структура даного явища змінюється, якщо це потрібно у нормах або подібні положення є в обліковій політиці підприємства.

Про класифікації

В «1С: Бухгалтерія державної установи 20» включена бюджетна класифікація з інструментами реалізації. Щоб застосовувати її, користуються відповідними довідниками. Відомості звідти застосовують, коли складають 26 розрядів в номерах рахунків робочого плану юридичної особи. Також в «1С: Бухгалтерії державного закладу 1» це положення враховують, коли оформляється розрахунково-платіжна документація, будується ієрархія бюджетної класифікації для випуску звітів.
Довідники спочатку вже заповнені. У них є ряд необхідних класифікаторів, які були встановлені Наказом Мінфіну РФ. Код з кожного бюджетного класифікатора суб'єктів РФ або з місцевих джерел вписують в особливі збірники в звичайному режимі. У програмі "1С: Бухгалтерія державної установи 8.3 їх вводять шляхом завантаження файлів. Вводиться і довільна класифікація з метою сформувати ознаки рахунків. Всі коди призначаються для відповідних дат. Завдяки цьому в «1С: Бухгалтерії державної установи редакції 1.0» в єдиній базі даних зберігаються процедури по застарілим і за оновленими кодами КПС. Коли змінюються класифікатори, залишається можливою робота з усіма показниками в одній і тій же базі. Коли змінюються бюджетні класифікатори законами, довідники обов'язково переписують так, щоб вони відповідали останнім вимогам. Досягається це в «1С: Бухгалтерії державної установи 2.0» за рахунок завантаження класифікаторів в довідкові збірники з файлів. Щоб домогтися цього, застосовують програму "Помічник оновлення бюджетної класифікації". Їх вивішують на сайті виробника «1С: Бухгалетрия державного закладу». Редакція програми в даному випадку може бути абсолютно будь-який. Як тільки бюджетні класифікатори були оновлені, вони автоматично перевіряються на відповідність новітнім вимогам. Завжди закріплюється термін дії застарілих КПС.

Рішення по автоматизації бухобліку

Завдяки типової конфігурації «1С: Бухгалтерії державного установи 8» автоматизація бухобліку здійснюється досить просто. Дані містяться в необхідних обсягах, документообіг вводиться з фіксацією процедур на рахунках робочого плану бухобліку, обов'язково реєструється вхідна первинна документація. Ще однією перевагою будь-якої редакції «Бухгалтерії державного закладу» вважається те, що майже всі розділи автоматизовані. Також здійснюється облік нематеріальних активів – основних засобів, місць зберігання і тому подібного.

В «1С: Бухгалетрия державної установи» включають уніфіковані процедури здійснення обліку. Включається і прийом первинки та облікових регістрів.

Робота «від документа»

Документація зберігається в електронній формі. Вона спеціалізується на основі облікових розділів. У програму «1С: Бухгалтерія державної установи» включено 170 різновидів документації вузьких спеціалізацій. Фіксують у робочому плані рахунків юридичної особи понад 1000 видів фінансово-господарських процедур. Всі вони відіграють свою роль у визначенні кореспонденції рахунків, аналітики, всіх відомостей, які потрібні, коли формується первинка. Коли ведеться документообіг, «Бухгалтерія державного закладу» забезпечує введення, друк, зберігання в базі первинки. Коли проводиться електронна документація, ще «Бухгалтерія державної установи 1.0» формує необхідні проводки. Ними є записи на рахунках бухобліку.
Первинні документи і бухгалтерські записи в електронній документації відповідають законодавчих актів з бухобліку в офіційних підприємствах. Головним методом фіксації господарських операцій вважається введення документації. Крім того, вводять проводки в єдині акти «Операція». Щоб ввести сформовані по групам проводки, користуються типовими процедурами – простими засобами автоматизації, які дуже просто налаштувати вручну. Програма «Бухгалтерія державної установи в редакції 2.0» здійснювала процедури по регламентом. Вона нараховувала амортизацію, виконувала переоцінку валюти, закривала рахунку. Дані, які були введені, завжди групуються. Це формує потрібні звіти в усіх часових періодах. Конфігураційні звіти ведуть до оперативного отримання потрібних регістрів обліку. Програма являє бухгалтерські дані у форматі, який потрібен для аналізу. Регламентовані звіти включають інші їх види фонди, потрібні для звітів підприємств. У будь-якому відділі, який стосується централізованої бухгалтерії офіційних підприємств казенного типу, є цикл обліку різних форматів власності, матеріальних коштів та зобов'язань.

Про закупівлі

Тут важливо пам'ятати, що одночасно з офіційною програмою також була випущена і інша, що називається «1С: Закупівлі. Бухгалтерія державної установи 8». Вона присвячена малим бюджетним, казенних та автономним установам, які займаються відповідними операціями – плануванням, підготовкою та реалізацією закупівель. Вона автоматизує процедури, які стосуються замовлень, контролю за виконанням договорів.

Санкціонування витрат

В "1С" реєструють придбані ліміти зобов'язань, пов'язаних з бюджетом, асигнування та інші відомості про бюджет. В ній формують витратні розкладу, відображають суми відомостей про бюджет, які доводять до розподілу по всіляких підприємствам. Санкціонування витрат відображають у відповідному журналі. Крім того, виходять регістри обліку за даними процедурами. Карта, в якій враховуються ліміти бюджетних зобов'язань, це один з найважливіших актів в "1С". Важливо знати, що казенні підприємства, які затвердили фінансові органи суб'єктів місцевої адміністрації, часом виробляють свою власну форму обміну інформацією. З цієї причини з метою формування платіжної документації вбудовують процеси та алгоритми обміну відомостями, які не вимагають особливих налаштувань. Форми завжди підлягають регулярному оновленню. Коли формують розрахунково-платіжну документацію, беруть до уваги нюанси санкціонування всіх видів підприємств. Проводять розрахунково-платіжну документацію, формують бухгалтерські записи. Їх відображають у журналі за операціями з безготівковими коштами. Всі нові файли підлягають збереженню. Кожна процедура вивантаження і завантаження відображається в документації. Користувачі друкують потрібні їм виписки у своїй програмі обліку. Виробляють підтримку розрахунків платіжними дорученнями через Центральний банк РФ, кредитні підприємства. Щоб провести розрахунок в електронній формі через цей банк, вибирають форму УФЭБС і «Клієнт банку».

Облік коштів

В "1С" і враховуються касові операції, що стосуються готівкових коштів. Щоб цього досягти, були сформовані єдині форми. Касовий ордер виписують в будь-якому вигляді валюти. Завжди залишають записи про процедурах, вони залишаються в журналі операцій по рахунку «Каса». Нерідко проводять та їх оформлення з грошової документації. Коли формуються касові ордери з грошової документації, в ній завжди ставлять позначку «Фондовий». Будь-яке переміщення відповідних актів реєструють на рахунку бухобліку. Касова книга формується за готівковими коштами і документації. Завжди враховують нюанси готівкового обігу, коли проводять розрахунки через казначейство, а також нюанси, пов'язані з проведенням процедур по забезпеченню засобами одержувачів бюджетних коштів, відділів із застосуванням карток. Треба брати до уваги те, що в програмі застосовують і контрольно-касову техніку для здійснення процедур, пов'язаних з касою.

Облік нефінансових активів

Таку різновид обліку ведуть за номенклатурою, ряду використовуваних коштів, відповідальним особам, місцем зберігання. "1С" реалізує всі нюанси, пов'язані з обліком нематеріальних активів. Програма підтримує зберігання відомостей, які потрібні для поповнення ними реєстру державного майна. Реалізується і груповий облік даних засобів. Параметри кожного об'єкта, що відноситься до категорії основних засобів, зберігають на картках. Так, наприклад, інвентарна картка може містити клички і масті тварин на підприємстві, що займається їх розведенням. У програмі проводять облік цінних металів, які можуть зараховувати до рязряду основних засобів, враховують апаратуру і матеріали. Програма включає і проведення процедур з централізованого постачання, внутріорганізаційних змін, отримання від засновників, виробництва, реструктуризації нематеріальних активів. Автоматично оформляється повернення товарів постачальникам, складаються акти приймання матеріалів з метою офіційної фіксації претензій на адресу постачальників, якщо є недостача нематеріальних активів при прийомі. Передбачається введення переліків комісій, які діють на постійній основі. До їх числа відносять інвентаризаційні комісії, пов'язані з надходженням і відбиранням нефінансових активів. Обов'язково оформляються договори про індивідуальну та бригадної матеріальної відповідальності. Беручи за основу документацію щодо надходження нефінансових активів, застосовують акти формату «Рахунок-фактура отриманий», щоб реєструвати рахунок-фактуру постачальника з метою скласти офіційну книгу покупок. Переміщення нематеріальних активів фіксують у журналі операцій за відбуття і переміщення НФА. Програма передбачає те, що в ній формуються інвентаризаційні описи, реєструють підсумки інвентаризаційних процедур. Завдяки цьому в електронному форматі зберігають дані по процесу. Важливо і те, що вводиться прибуткова документація. Це стало можливим завдяки тому, що програма зберігає розбіжності відомостей за фактом з обліковими. Таким чином реєструють недостачі. Також широко користуються можливістю для застосування терміналів збору інформації при проведенні та оформленні разом інвентаризації основних засобів. Автоматизації піддалися операції по переміщенню НФА, які обліковують на позабалансовому рахунку. Оформляють в обов'язковому порядку надходження, рух та списання об'єктів даного типу за єдиними формами, здійснюють інвентаризацію, формують реєстри обліку. Також здійснюють облік і переоблік документації суворої звітності. Осібно стоїть «Облік продуктів харчування». Цей розділ необхідний всім, чия діяльність так чи інакше пов'язана з банкетами, дієтами, приготуванням страв, годуванням людей в установах і так далі. Завдяки функціям програми в ній ведуть облік задовольняються, їх кількості, складають меню та раціони, фіксують надходження і витрати, а також випадки списання продуктів. Нерідко оформляють повернення продукції, яка не була використана. Передбачається і отримання відомостей про витрати, які лягли в основу вартості продуктів. Їх отримують в довідці-розрахунку «Калькуляція собівартості». Дані про вартості вироблених продуктів, а також про залишки виробництва, яке не було завершено, отримують у відповідних звітах.

Розрахунки

У програмі ведуть і облік розрахунків з постачальниками і підрядниками. Робиться це, коли беруть до уваги нюанси угод. При підрахунку програма враховує черговість розрахунків – була виконана попередня оплата або спочатку були поставлені товари. Завжди зачитуються аванси, реєструються рахунки-фактури постачальника, ведеться книга покупок. У програмі звіряють ІПН і КПП контрагентів через сайт ФНС. Програма стала популярною завдяки функції щодо здійснення обліку розрахунків по зарплаті. Відомості вносяться в неї при здійсненні ряду процедур, які настроюються в бланку «Відображення заробітної плати в обліку». Розрахунки відображають у відповідному журналі. Дані про зроблений розрахунку отримують в регістрі обліку «Картка обліку коштів і розрахунків». Беруть до уваги і розрахунки з підконтрольними об'єктами. Аналітичний облік розрахунків з тією ж категорією громадян ведуть, враховуючи їх аванси і вид розрахунку – за грошовими коштами або за документами. Один аванс може закриватися не одним авансовим звітом. Кожен розрахунок відображається у відповідному документі. Обов'язково оформляють заяви на виплату підзвітної суми. Передбачається і те, що буде оформлятися інформація щодо інвентаризації розрахунку з даною категорією осіб, Інвентаризаційний опис розрахунків з усіма контрагентами. Завжди проводять виписку на придбання фінансових активів по бланку № М-2. Автоматизації в програмі піддалися і процедури нарахування дебіторських заборгованостей за послуги, які були надані підприємствам. Це може ставитися до здачі в оренду нерухомості, розрахунками з батьками за утримання дітей в дитячих організаціях і так далі.

Облік ПДВ

Податок на додану вартість обов'язково піддається обліку в "1С". Відноситься це і до платника податку, та до податкового агента. Процедуру підтримують і за ставкою 0%, проводять облік будівельно-монтажних робіт, які виконувалися для самої фірми, що здійснює бухгалтерську діяльність. Також програма дозволяє окремо вести облік сум податку, які були пред'явлені юридичній особі по товару, включаючи основні засоби, НФА і так далі. У програмі реалізують і податковий облік по главі 25 Податкового кодексу. Це податок на прибуток за приносить дохід діяльності. У програмі відображено десятирічний досвід в автоматизировании процесів податкового обліку. Для рахунки податкового обліку встановлюється в обов'язковому порядку відповідність рахунках Єдиного плану рахунків бухобліку. З цієї причини для податкового обліку та бухобліку застосовується одна і та ж документація. Це надзвичайно зручно. Для реалізації даної функції виробник програми допрацював більше п'ятдесяти різновидів документів, які формували проведення. У результаті сама методологія обліку у програмі передбачає те, що податковий облік буде вестися паралельно з бухобліком. Тому процедури, пов'язані з господарською діяльністю підприємства, фіксуються одночасно і в бухобліку, в податковому обліку. Щоб відобразити процедури, які формують доходи або витрати в податковому обліку, зазвичай не потрібно додаткових відомостей. В ряді документів заповнюють в обов'язковому порядку реквізити податкового обліку. Наприклад, це стосується статті про інших витратах. В цілях бухобліку застосовують незалежні методи обчислення амортизації. Автоматизовані були і процедури за регламентом у податковому обліку. Мова йде про списання торішніх збитків, розрахунку бази з податку на прибуток, закриття в кінці звітного періоду рахунки податкового обліку. Щоб ввести дану різновид процедур, користуються програмою "Помічник закриття періодів". У нього входять процедури за регламентом у податковому обліку. Щоб налаштувати характеристики податкового обліку, користуються розділом «Введення початкових даних податкового обліку». З його допомогою встановлюють дату, коли почали вести податковий облік у «1С», налаштовують податковий облік, встановлюють порядок, за яким розподіляються загальновиробничі та загальногосподарські витрати. Також налаштовують роздільний облік доходів і витрат за процедурами з різним порядком оподаткування, вводять всі вхідні залишки з рахунку податкового обліку. Застосовується програма "1С: Бухгалтерія державного закладу" на підприємствах володіє функцією автоматичного оформлення документації по податку на прибуток. Декларації вивантажують з метою відправки по каналах зв'язку.

Про оформлення звітів

В "1С" є звичайні та особливі звіти, регістри бухгалтерського обліку, звітність за бюджетними, бухгалтерським, статичним і податковим регламентам. Стандартні та спеціалізовані звіти володіють великим потенціалом по групуванню, вибірці дані. Саме завдяки їм виходять потрібні регістри обліку, надаються бухгалтерські відомості у формі, в якій їх зручно аналізувати. Майже всю звітність формують на основі процедур, введених у звітному періоді. Відбувається це автоматизованим чином, що також є вигідним перевагою програми «1С: Бухгалтерія державного закладу» на підприємствах. Бланки, представлені в електронному форматі, заповнюються вручну з перерахунком підсумкових характеристик. Коли формують звіти, обов'язково перевіряють і пов'язують показники. Звіти, вже готові для пуску в друк, завжди розділяють по сторінкам. У кожному звіті автозаповненням отримують розшифровки суми всіх характеристик. Тобто доходять до первинки, сума якої була включена в суму показника.

Про звітності

Звіти отримують і в паперовому, і в електронному форматі. Щоб одержувати консолідовану звітність згодом, завантажують у програми «1С: Свод звітів», «1С: Бюджетна звітність». Всі факти про вивантаження звітів обов'язково фіксують. Вивантаження здійснюють стосовно лише пройшли через перевірку і узгодження характеристик звітів. У бухгалтерської звітності завжди є контрольні співвідношення. Правила їх перевірки можуть модифікуватися. Це передбачено функціями бухгалтерської програми. Цікавою особливістю є і те, що "1С" дозволяє передавати податкові звіти каналами зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису. Робиться це прямо з "1С" шляхом передачі на спеціальний сервер. Податкову документацію заповнюють, беручи до уваги відомості, які відображені на рахунку бухобліку, а також інформацію, яка була внесена в регістри дані по об'єктах майна.

"Стартовий помічник"

Починаючи користуватися програмою, насамперед стикаються з сервісом "Стартовий помічник". Він допомагає грамотно налаштувати характеристики обліку, дані про підприємство, тобто правильно налаштувати всі відомості, які знадобляться в роботі, включаючи і централізовану бухгалтерію державних казенних установ. Сервер варто обов'язково використовувати, так як будь-які невірні дані, внесені в програму, в майбутньому обов'язково враховуватимуться у роботі появою всіляких труднощів. "Стартовий помічник" знижує ймовірність того, що в процесі роботи з програмою з'являться фатальні помилки. У ньому міститься повна база всіх відомостей, які можуть знадобитися в ході подальшої роботи з програмою. Приписи, що містяться в ньому, ігнорувати сенсу немає.

Відгуки

Багато користувачі задоволені програмою "1С" в цілому, а також її восьмою версією. Люди, що займаються бухобліком, пишуть, що ця програма має суттєві недоробки, дуже багато зайвих додатків. Особливо вона не подобається співробітникам малих підприємств, де з "1С" працювати дуже важко. Користувачі відзначають, що доводиться весь день займатися вивченням змін, постійно вводяться в програму, а на роботу часу не залишається. Крім того, часто доводиться запрошувати професійного програміста, щоб той роз'яснив, як налаштувати програму під конкретне підприємство або завдання. Такий фахівець вимагає гарну винагороду, що для малих підприємств накладно. Позитивно зарекомендувала себе програма "1С" тільки на великих підприємствах, але і там бухгалтеру потрібно її скрупульозно вивчати і довго вникати у всі тонкощі.

Висновок

Як бачимо, функціонал програми надзвичайно широкий. Для правильного її використання потрібно ознайомитися з усіма тонкощами, пов'язаними з роботою з нею. Тоді вона стане прекрасним інструментом в руках бухгалтера, в тому числі і працюючого на державну установу з централізованою бухгалтерією. Хоча в програмі "1С" містяться підказки, які допомагають у ході роботи, все ж варто взяти до уваги описані у статті рекомендації. Вони здатні допомогти як початківцю, так і досвідченому фахівцеві. Будь-яка помилка може знецінити всю виконану в програмі роботу