Новини високих технологій
» » Правила ділової переписки по електронній пошті. Діловий лист: зразок. Як відправити лист по електронній пошті

Правила ділової переписки по електронній пошті. Діловий лист: зразок. Як відправити лист по електронній пошті

22-09-2017, 18:16
5 664
За останні десятки років ділове листування за допомогою електронної пошти придбала величезну популярність і стала одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б в практиці міжособистісних комунікацій не використовував би електронну пошту. Незважаючи на це, багато людей задаються питанням: як відправити лист по електронній пошті так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного письма сформувати в адресата гарне враження про відправника?


Дана стаття описує регламент ділового листування по електронній пошті, а практичні поради, подані у статті, допоможуть навчитися правильному ділового спілкування при складанні електронних листів. Багато починають свій робочий день саме з перевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, незважаючи на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміють правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неофіційного спілкування. Завдяки швидкості доставки листів електронна пошта спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але і тут люди роблять помилки при відправленні листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листа при обміні якими файлами адресанты з якихось причин не становлять супровідних нарисів і не вписують теми, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета даної статті дати відповідь на питання: як відправити лист по електронній пошті і дотримати всі правила ділового письмового спілкування по засобам електронної пошти?


При складанні електронних листів мають бути заповнені всі представлені поля

Правила ділової переписки по електронній пошті зобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адресу та ім'я одержувача і відправника листа. Обов'язково повинна бути описана тема, яка коротко описує суть надісланого листа. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля відправленого листи і швидкість вирішення проблеми викладеної в ньому. Діловий електронний лист повинен починатися з привітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після привітання повинно слідувати текст, який називають «тілом листи», а в кінці залишається підпис, приміром, «З повагою, Брисов Петро Іванович».
Правила ділової переписки по електронній пошті. Діловий лист: зразок. Як відправити лист по електронній пошті

Привітання в діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загострити свою увагу, так як жест поваги дуже важливий при будь-якому аспекті ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Добрий день» або ж «Добридень». Ведення ділового листування по електронній пошті обмежує відправника у використанні словосполучень «Добрий вечір» або «Доброго ранку», так як одержувач може прочитати лист набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати у вітанні просторічні вирази, що вживаються в неформальному спілкуванні. Після слова або словосполучення вітання слід звернутися до одержувача по імені і по батькові, а у випадку, якщо ім'я невідомо відправнику, цей момент можна пропустити. Після привітального слова можна переходити до викладу мети листа.

Прикріплені файли в діловому листуванні по електронній пошті

Якщо головною метою листа виступає не тільки письмова розповідь і виклад суті питання , але і відправлення файла, то краще прикріпити пересылаемый об'єкт першу чергу. Часто трапляється, що багато відправники, через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити необхідне вкладення. Така недбалість може негативно позначитися на діловій репутації відправника ділового листа.

Електронну адресу повинен бути впізнаваним і лаконічним

Правила ділової переписки по електронній пошті зобов'язують відправника мати впізнаване електронне ім'я, яке повинно нести в собі правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже лаконічно і безглуздо виглядають офіційні листи і звернення, коли в електронному адреси вказані неформальні вирази чи слова, наприклад, електронна адреса «limon_petya». Це виглядає дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділової переписки краще створити окремий email і дотримувати етикет ділового листування по електронній пошті.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь раніше отриманих листів

Функція Reply або Response (у скороченому варіанті вона виглядає як Re:) допомагає користувачеві швидким способом відповідати на раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальної можливістю прочитати попередню переписку з співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед відправкою ділового листа слід проводити вичитку на предмет орфографічних помилок і пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, але при діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, так як недбало допущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим, як відправити лист, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографических і пунктуаційних помилок. Багато електронні поштові клієнти мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви в правильності написання, то слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути відправки незакінчених або невідредаговані листів адреса одержувача ділового листа слід вписувати в самий останній момент перед відправкою. Це правило також входить до основи ділового листування по електронній пошті. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати списку раніше використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, для того щоб помилково не відправити складений діловий лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюється не тільки для паперові носії, але також і на правила листування по електронній пошті. Не завжди одержувачу зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати у написанні тексту ділових листів ускладнених речень. Оптимальна довжина одного речення в діловому листі повинна становити не більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа повинна викладатися по суті

Крім зазначеної теми ділового листа, одержувача повинно зацікавити і чітко сформульоване перше і друге речення основного тексту. Завданням відправника є викласти в початку листа суть проблеми або питання, з яким він звертається до одержувача. У першому реченні повинна бути позначена мета, за якою надсилається діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що строки зобов'язання за договором №45 від 02012017 року «Про поставки сипучих матеріалів» підходять до кінця. Для продовження договору Вам слід подати повторний пакет документів». Завдяки означеної мети одержувач має можливість вникнути в головну думку ділового листа. Якщо текст листа занадто великий, то краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням у вигляді текстового документа, але при цьому з поле для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює діловий лист. Зразок: «Надсилаємо Вам для ознайомлення електронну копію листа компанії ТОВ «Мак-буд». Просимо Вас повідомити Ваше рішення з питання продовження договору №45 від 02012017 року «Про поставки сипучих матеріалів» до зазначеного у листі терміну».

На кожне ділове електронне лист має бути дано відповідь

Існують негативні приклади ділової переписки, коли одержувач ігнорує ділове лист з якихось міркувань. Іноді дійсно можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати за певних ситуацій, наприклад, строк вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумах і не може відразу відповісти на поставлене питання. В такому випадку повинен бути даний короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петро Іванович. Я отримав Вашого листа, але на сьогоднішній день важко з відповіддю, так як повинен проконсультуватися з вищестоящим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему генеральному директору нашої компанії і дам офіційна відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажів Бєлов Іван Геннадійович».
Варто пам'ятати, що в разі, якщо відповідь не було надано протягом трьох робочих днів, то факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування та відмова від спілкування з відправником.

При складанні відповідних листів слід відповідати на всі поставлені питання

Якщо спрямоване одержувачу лист несе питальний характер, то при складанні листа слід давати відповіді на питання в тій черговості, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання були задані, відправник сподівається отримати конкретні відповіді на них. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто висловлювати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені питання, для початку потрібно кілька разів перечитати отримане діловий лист і в тому випадку, якщо питань дуже багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити пропуску. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто зазначити, що на даний момент з будь-яких причин відповідь не може бути дана.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням і прописними буквами

Існують негативні приклади ділової переписки, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки у вигляді смайлів. Їх застосування популярно при спілкуванні в соціальних мережах, однак правила ділової переписки не вітають такі прояви емоцій, так як одержувач може не знати їх справжнього значення і прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.
Також варто відмовитися від написання тексту прописними буквами. В інтернеті набір слів написаних великими літерами називають «кричущими фразами» і частіше такі фрази несуть в собі негативний окрас. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться на сприйнятті сенсу. У разі якщо в діловому листі потрібно підкреслити важливість якогось моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10022017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10022017 року».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої або конфіденційної інформації краще відмовитися від електронних поштових скриньок, так як існує загроза перехоплення інформації зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карт, особові банківські рахунки і т. п. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштової агента та в разі злому може бути викрадена.

В кінці листа обов'язково повинна стояти підпис відправника

Як вже говорилося раніше, кожне відправлене лист повинен містити конкретизовану підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, який можна внести свої дані про посаду, ім'я та контактний номер телефону. Згодом цей блок буде автоматично відображатися в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді на лист коректно звернутися до відправника. Приклад підпису може виглядати так: «З повагою, начальник відділу продажів Петров Микола Олександрович, +79810000000».
Роблячи висновки, можна зазначити, що для того, щоб зрозуміти, як вести ділову переписку по електронній пошті, не потрібно освоювати додаткові і складні ази. Варто лише дотримуватись елементарних правил етикету і дотримувати норми російської мови.
Цікаво по темі
Компанія Pamm Trade: відгуки про роботу. Чому це обман
Компанія Pamm Trade: відгуки про роботу. Чому це обман
Компанія Pamm Trade: відгуки про роботу і докладний опис. Чому цей проект є неробочим, докази обману.
Інструкція, як у "Ворді" перевернути аркуш
Інструкція, як у "Ворді" перевернути аркуш
Всі звикли працювати з книжковою орієнтацією (лист розташований вертикально), а ось альбомна (лист розташований горизонтально) використовується
Як відписатись від розсилок на пошту "Майл"? Основні розсильні сервіси
Як відписатись від розсилок на пошту "Майл"? Основні розсильні сервіси
Напевно, більше ніж у половини населення планети є власний e-mail, або просто електронна пошта. Користувач ...
Інструкція: як написати продавцю на «Аліекспрес»
Інструкція: як написати продавцю на «Аліекспрес»
У користувачів, постійно замовляють товари з сайту «Аліекспрес», нерідко виникає необхідність писати повідомлення продавцю. Покупці можуть уточнювати
Як відписатись від розсилок на пошту "Яндекс": швидко і просто
Як відписатись від розсилок на пошту "Яндекс": швидко і просто
Згідно з офіційною інформацією "Яндекса", близько 90 % всіх листів, які приходять на електронну пошту, - це небажані розсилки і спам. Від 15 до 20%