Як створити корпоративну пошту в "Гуглі" або "Яндексі" зі своїм доменом?

Більшість сучасних компаній підтримує зв'язок з клієнтами завдяки використанню Інтернету: електронна пошта, соціальні мережі та месенджери. Це в рази полегшує процес контактування з громадськістю, але і викликає деякі проблеми з безпекою і довірою. Шахраї можуть використовувати ім'я організації для обману користувачів. Тому акаунти компаній повинні виглядати унікально і підтверджувати офіційність. Для цього використовуються корпоративні поштові адреси з доменом компанії. Вони дозволяють не тільки підтвердити, що цей канал зв'язку веде безпосередньо до організації, але і підкреслюють її серйозність і показність.

Корпоративна пошта: визначення і створення

Якщо ви задумалися над тим, як створити корпоративну електронну пошту, то буде корисно спочатку розібратися, що це і яким чином можна вирішити поставлену задачу.

Реєстрація домену

Перше, про що потрібно подумати після питання «як створити корпоративну пошту зі своїм доменом, це створення власного домену. Зробити це можна у спеціальних реєстраторів або хостерів, які здають в оренду доменні імена. Для цього потрібно вибрати, в якій зоні буде ваш домен. Зараз існує величезна таких безліч: від національних (.ru, .ua, .de) і територіальних (.su, .eu) до пов'язаних із заняттями та інтересами (.online .run .website, .club .game, .jobs). Різних зон існує більш 1000 а ціна оренди може варіюватися від 100 до сотень тисяч рублів залежно від ексклюзивності і рідкості зони. Крім того, якщо бажане ім'я домену вже зайняте, то можна спробувати перекупити його, але тоді ціна питання буде не менше декількох десятків тисяч рублів. Але це того варто, якщо ви плануєте також створення перенесення сайту під цей домен. Як тільки створити корпоративний домен пошти вдалося, можна замислитися над роботою поштового сервера.

Механізм поштового сервера з вашим доменом

Для того, щоб зайнятися створенням пошти, необхідно представляти хоча б основи роботи поштового сервера. Поштовий сервер необхідний для надсилання та отримання електронних листів. Він використовує спеціальні налаштування домену, щоб встановити з'єднання з сервером одержувача. Ці параметри називаються MX-записами і надають інформацію для програми, які сервера приймають вхідні листи для даного домену. Для отримання листів сервер зв'язується з доменом відправника та аналізує дані з SPF-записів, які вказують, який сервер може використовувати домен для відправки повідомлень. Домен перевіряється і за наявності DKIM-ключа, підтверджує безпеку джерела.
Таким чином, ваш домен повинен мати коректні MX і SPF-значення DNS, для того щоб працювати з поштовим сервером. Поштових серверів існує велика кількість, але найбільш доступні, надійні та захищені є в той же час і найбільш популярних – це сервіси Google і "Яндекс". Їх переваги у безкоштовному хостингу (постійно для "Яндекса" і 2 тижні для Google) поштового серверу для домену, професійної та своєчасної підтримки, постійному супроводі в роботі з поштою.

Як створити корпоративну пошту в "Гуглі"?

Почати користуватися корпоративною поштою від Google можна після реєстрації в спеціальному сервісі для бізнесу – G Suite. Для цього необхідно перейти на сторінку сервісу та вказати наступні дані: Назва компанії. Кількість співробітників. Доменне ім'я (при відсутності є можливість реєстрації прямо зі сторінки сервісу). Номер телефону. Поштова адреса, який ви регулярно перевіряєте. Зареєструвавшись, користувач отримує можливість до подальшого налаштування корпоративної пошти. Але насамперед необхідно підтвердити право власності на домен. Зручно, що Google визначає реєстратора і дає рекомендації з налаштування DNS саме у неї для підтвердження. Це можна зробити 4 способами:
Через запис TXT. Через CNAME. Через MX-запис. Через HTML-код на сайті (за наявності такого). Перший спосіб передбачає додавання в DNS налаштуваннях домену контрольної запису TXT, яку надасть G Suite. Другий і третій способи відрізняються від першого лише типом запису. А четвертий можна виконати тільки при наявності сайту: необхідно створити сторінку з певною назвою (задається сервісом) і додати вказаний перевірочний код. Після підтвердження стають доступні налаштування корпоративної пошти.

Налаштування і можливості пошти від Google

Google надає багато різних додаткових настройок і функцій для налаштування, причому всі вони платні. Слід врахувати: По-перше, для підвищення рівня захисту можна включити такі функції, як система єдиного входу. Це дозволяє здійснювати авторизацію співробітників в поштових акаунтів з допомогою веб-сторінки для входу конкретно даних людей. Або, наприклад, управління паролями, яка дозволить відновлювати втрачені або змінювати паролі співробітників. А також управління API Google, що дає можливість відключати сторонні сервіси від поштової скриньки і диска. По-друге, можна додавати користувачів у систему пошти. Для цього необхідно у відповідній панелі натиснути на значок «+» і ввести інформацію про працівника, вказавши нову поштову адресу у вашій системі і задавши початковий пароль. Використовуючи ці дані, він зможе увійти в свій корпоративний обліковий запис. По-третє, при необхідності для поштових адрес можна створювати псевдоніми. Тобто другі адреси, листи з яких будуть пересилатися на вихідний. По-четверте, для спілкування співробітників існує опція організації груп і масових розсилок. Крім поштового аккаунта, всі співробітники отримають від 30 Гб дискового простору, синхронізувати календар, аккаунт в Google+ та доступ до всіх сервісів Google.

Як створити корпоративну пошту в "Яндексі"?

Для цього необхідно виконати практично аналогічні дії, що і для сервісу Google. Потрібно зареєструвати домен в "Яндекс.Поштою", підтвердити, що він належить вам (через html-код і через налаштування MX) і приступити до налаштувань. Є невелика відмінність – "Яндекс" пропонує користувачеві делегувати свій домен під управління пошуковим гігантом, щоб уникнути налаштувань DNS вручну. Це можна зробити через сайт реєстратора, слідуючи докладної інструкції "Яндекса". Зробивши все це, можна почати дізнаватися про всі можливості безкоштовної пошти для домену від "Яндекса".

Налаштування і можливості пошти на "Яндексі"

Перше, що запропонує зробити "Яндекс", – це додати DKIM-запис для вашого домену, щоб листи успішніше проходили перевірку на спам. Створювати акаунти для співробітників тут теж просто: вказуєте ім'я, адресу і початковий пароль. Ці дані допоможуть увійти в обліковий запис. Адміністрування облікових записів дозволяє змінювати особисті дані, змінювати пароль і статус користувача в корпоративній системі.
"Яндекс" дає можливість створювати до 1000 поштових адрес, їх власникам користуватися дисковим простором та іншими сервісами, як звичайному користувачеві. А адміністратор може створювати масові розсилки і чати, псевдоніми для адрес і систему єдиного входу.

Підсумок

Зробити такий важливий крок, як рішення створити корпоративну пошту, на шляху до формування представницької і солідної команди, яку впізнають і з якою хочуть мати справу, – ось до чого повинна прагнути кожна амбітна компанія. І це не вимагає великих вкладень: використовуючи поштовий хостинг двох найбільших компаній в сфері інтернет-технологій, можна організувати власну систему корпоративної пошти. Причому якщо обмеження безкоштовного "Яндекса" стали для компанії відчутними, то існує можливість безболісної інтеграції з платним сервісом G Suite, в якому ці недоліки знімаються.