Об'єкти Access: опис, характеристики та особливості застосування

До складу баз даних входять суті, без яких вона не може існувати. Ці сутності відображення таблиць, це вікна, в яких працюють користувачі БД. Запити використовуються для одержання даних, записи та зміни інформації та видалення існуючих елементів таблиць. Звіти надають дані в необхідних користувачам вигляді і структурі з підведенням підсумків і збором статистики. Макроси – це програмні одиниці БД. Їх завдання – виконання необхідних дій при настанні певних подій. носять назву полів БД.


Розробка бази даних починається зі створення таблиць. Для неї зазначаються атрибути – властивості, що визначають поведінку. Для базового об'єкта в Access – «Таблиці» – в режимі конструктора у правій частині екрана визначаються властивості таблиці. Тут встановлюються основні і підлеглі поля, орієнтація і режим за замовчуванням, визначається опис і т. д. У нижній частині екрана задаються властивості для кожного з полів. Набір параметрів змінюється в залежності від типу поля. Тут задаються загальні властивості стовпця і вказується підстановка для полів числового або текстового типів: список або поле зі списком. Параметри для підстановки теж зазначаються тут: джерело даних, заголовок, Форми Форми – об'єкти Access, які використовуються для зручності роботи користувачів. Табличне відображення інформації не завжди зручно і наочно, тому створюють форми, що дозволяють вводити і змінювати дані. На формі розміщують елементи управління: кнопки, що випадають списки, текстові поля, прапорці, вкладення, малюнки та інші. Інструменти на панелі елементів керування дозволяють вносити емблему компанії, дату і час, заголовок. Розробляти форму в режимі «Конструктора», режим «Макет» і, власне, в режимі «Форми». У структурі таблиці клієнтів на малюнку вище ми бачимо 7 поля: «Код», «Ім'я», «по Батькові», «Прізвище», «Дата народження», «Стать» і «Вік». Але поле «Код» – технічне, не підлягає зміні і не потрібно для демонстрації користувачу бази. Тому його видаляють з форми, залишаючи тільки ті поля, значення яких потрібно додавати або змінювати.
Властивості форми і кожного з відображуваних полів – об'єктів форми Access – розміщені праворуч. Тут задають, як виглядає вікно редагування даних (вкладка «Макет»), звідки брати дані для відображення (вкладка «Дані»), які дії виконувати при настанні окремих подій (вкладка «Події») та інші властивості.

Запити

Запити служать для різних маніпуляцій з даними в Access. Найбільш популярні запити на вибірку даних. Вони дають можливість отримати значення полів з таблиць, що відповідають заданим умовам, і вивести їх у необхідному вигляді з необхідною сортуванням і угрупуванням рядків. Ці об'єкти в Access створюються за допомогою «Конструктора». Розробник відбирає потрібні для перегляду поля, сортування і вказує умови відбору записів. Властивості запиту відображаються у вікні праворуч. Тут визначається зовнішній вигляд результатів вибірки і такі параметри, як блокування записів при виконанні запиту, фільтр при завантаженні, джерело даних, час очікування відгуку та інше. Використовуються також запити на додавання і редагування існуючих записів, так само як і видалення рядків, які відповідають заданим умовам.

Звіти

Звіти – об'єкти Access, необхідні для виводу інформації з таблиць в друкарські форми. Звітні форми створюються майстром або в режимі «Конструктора». Для цього вибирається джерело даних для формування друкованої форми. Поля у звіті можна групувати і сортувати, виводити підсумки.
Також можливе створення бланків договорів і угод з використанням заздалегідь створеного шаблону документа. У готовий бланк вставляються поля таблиць, додаються потрібні елементи сторінки: номер, колонтитули, заголовок, емблема тощо. Властивості звіту зазначаються у вікні праворуч. Там же задаються властивості окремих об'єктів друкованої форми: заголовків, елементів управління, області даних і т. д. Так виглядає готовий звіт по шаблону:

Макроси

Ще один з основних об'єктів Access макроси. Вони являють собою послідовність дій, які потрібно виконати при настанні певної події. Макроси створюються за допомогою «Конструктора» та передбачені системою дій різного призначення. Макроси призначені для імпорту та експорту даних, роботи з іншими об'єктами БД, встановлення фільтрів та обробки записів таблиці і т. д. В якості прикладу нижче показано додавання простого макросу, який запускається при натисканні на кнопку «Скасувати» форми «Клієнти». Його завдання полягає в тому, щоб просто закрити форму, не зберігаючи введену в неї інформацію.

Модулі

Модулі – об'єкти Access, які являють собою процедури і функції, що використовуються для реакції на події в базі або для обчислень. Вони розробляються з допомогою коду VBA – Visual Basic for Application. Це спеціальний мову для написання коду в програмах Microsoft Office Access, Word і Excel.

Для форми клієнтів зробимо полі «Вік» обчислюваним. Для цього в режимі «Конструктора» форми виділимо необхідне поле і виберемо у вікні властивостей на вкладці «Події» процедуру обробки події «Отримання фокусу». Напишемо модуль обробки: Private Sub Возраст_GotFocus()

Вік.Value = DateDiff("yyyy",[Дата рождения], Date)

End Sub Тепер при переході між записами і фокусі на полі «Вік» значення цього поля розраховується автоматично. Слід розуміти, що не є об'єктом Access, наприклад, ключ таблиці, незважаючи на те, що він використовується для зберігання інформації. Ключ – частина таблиці, а не самостійний елемент бази даних. Наведена в статті інформація допоможе зрозуміти, що таке об'єкти баз даних, якими властивостями вони володіють і які функції виконують.