Створення запитів в Access. Види запитів

Система управління базами даних (СУБД) - це спеціальна програма або сукупність програм, які необхідні для організації та ведення відповідних баз даних. До однієї з таких програм відноситься MS Access.

Поняття про запити

Вони застосовуються з метою сортування, додавання, редагування, фільтрації, видалення певної інформації в БД. З їх допомогою проводиться відбір тих записів, які потрібні для складання певних звітів і форм, тобто робота здійснюється з частиною бази даних. При створенні запитів в Access можуть з'єднуватися таблиці, групуватися і відбиратися запису) розрахункові операції.

Класифікація запитів

Виділяють такі види запитів: Запит на вибірку, при якій відбувається вилучення даних по вказаній умові. В рамках даного запиту відбувається групування записів, а виконані в полях таблиці обчислення представляються. Запит на зміну, при якому змінюються дані у первинних таблицях. За допомогою дані можуть піддаватися коригуванні, а також можуть створюватися нові таблиці. Запит з параметрами, при якому вводяться певні умови або дані. Перехресні запити, призначені для розрахунків і надання даних, як правило, у формі електронних таблиць з метою полегшення аналізу. SQL-запити являють собою запити на отримання певної інформації, їх побудова заснована на дотриманні певних правил з використанням визначеного синтаксису.

Запити на вибірку

Створення запитів в Access даного виду передбачає побудову таблиці, що містить такі структурні елементи, як і звичайна. Вона створюється на базі фактичних даних.


Результати являють собою динамічний набір даних, у зв'язку з чим при закритті набору запису "зникають", залишаючись у первинних таблицях. Збереження даних запитів означає збереження їх структури. Дані запити формуються зазначенням полів і таблиць, що їх містять, які включаються в запит, описом розраховуються полів, які здійснюються групових операцій над початковими записами, і формуванням умов відбору (наприклад, з якої по яку дату здійснювалася реалізація певної групи товарів).


Створення запитів в MS Access даного виду припускає, що їх можна створити вручну або за допомогою "Майстра запросов". Для визначення полів і таблиць, включених у запит, переходимо в режим конструктора. Для переходу в режим конструктора в Access потрібно 2013 в області переходів клікнути контекстної кнопкою миші на імені форми і вибрати "Конструктор". Натиснувши ALT+F8 можна викликати "Список полів", з яких поля можна перетягнути безпосередньо у форму.

Запити на зміну

Ці види запитів являють собою певну різновид першого виду, але вони потрібні для зміни даних, які були вилучені. Вони в Access позначені знаком оклику. В Access створення запитів на зміну можливо чотирьох типів: створення нових таблиць; додавання записів у вихідні таблиці; зміна даних у вихідних таблицях; видалення записів з вихідних таблиць. Тому дані дії можуть зруйнувати базу даних, у зв'язку з чим необхідно спочатку перевіряти результат виконання запиту, перейшовши в режим таблиці. Створення нових таблиць використовується при архівації даних, проведенні бекапів або експорті даних. Різновидом запитів на зміну є запити на оновлення, при використанні яких оновлюються абсолютно всі записи, які задовольняють будь-якій заданій умові. Якщо в комплекс даних необхідно внести зміни, то використовують дану різновид.
Ще одним різновидом є запити на видалення, які знищують всі записи, що задовольняють якимось заданим умовам. Ще одним різновидом розглянутих запитів є запит на додавання, при яких відбувається додавання даних з однієї таблиці в іншу.

Перехресні запити

Дані види застосовують з метою об'єднання в перехресну таблицю грошових або числових даних, що зберігаються в вихідній таблиці. Перехресний запит в Access створюється за допомогою майстра запиту, використовуючи інструкції якого, можна легко створити даний вид. По своїй суті перехресний запит схожий на зведені таблиці Excel. Перехресна таблиця створюється при вказівці заголовків рядків, стовпців, значення та групової операції. Схема побудови даного типу таблиці зводиться до наступного. З допомогою СУБД здійснюється групування даних по груповим полів. Дана операція проводиться над числами в поле значень. У комірку таблиці, що знаходиться на перетині стовпців і рядків, поміщається підсумкове значення цієї групи. Перехресні запити в Access, як правило, застосовують для створення звітів і діаграм.

Запити з параметрами

Даний вид запитів уточнює перед виконанням умова користувача. Щоб створити запит в Access, необхідно в стовпчику запиту, у клітинці "Умова", помістити вираз введення параметрів у квадратних дужках. Якщо запустити цей запит, то вийде діалогове вікно, в якому буде міститися пропозиція введення параметрів.

SQL-запити

В Access 2013 і інших версій запити виконуються за допомогою мови структурованих запитів SQL. Для створення SQL-запитів необхідно перейти в режим конструктора, потім на кнопці "Вид" вибрати "Режим SQL". У результаті з'явиться діалогове вікно, в якому в полі Select вводимо назви стовпців, а в полі From - те, що буде виводитися в рядках, наприклад назви постачальників (якщо перший стовпець "Назва").
В Access використовується не чистий SQL, а його діалект Jet-SQL. Основними інструкціями для запитів в цій мові є: SELECT, за яким здійснюється вибірка записів за певних умов (назви полів вихідних таблиць, переносящихся в результуючу таблицю), UPDATE - використовується з метою редагування записів, DELETE для видалення будь-яких зазначених записів, CREATE - для створення нових об'єктів БД. У MS Access також використовуються TRANSFORM для побудови перехресних запитів, WITH OWNER-ACCESS OPTION для створення спеціальних запитів користувачем, який не має доступу до таблиць, до яких повинен бути доступ у цього запиту, IN (для забезпечення зв'язку з віддаленою БД), DISTINCTROW (створення запиту з можливим об'єднанням даних). Також можуть застосовуватися підсумкові функції SQL, вбудовані функції Access VBA.

На закінчення

Створення запитів в Access відбувається для формування записів для інших запитів, звітів і форм. За допомогою певних дій збираються дані з декількох таблиць. Запити дозволяють включити в формовану таблицю відібрані поля, здійснити розрахунки в кожній новій запису, відібрати записи, які необхідні для задоволення певних умов, згрупувати вирази з однаковими значеннями в деяких або одному полі, сформувати нову таблицю даних на основі існуючих, додати, видалити або відновити деякі записи.