Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості

6 0 Новини високих технологій

Табличний редактор Excel від компанії Microsoft володіє величезним переліком функцій і можливостей. Тому не дивно, що в осередках створеної таблиці можна без особливих проблем створити випадаюче меню в Excel з підстановкою даних. У цій статті будуть розібрані варіанти виконання цієї задачі.

Як зробити випадаюче меню в Excel

Створити список можна різними способами. Нижче буде розглянуто чотири методи, які в деякій мірі відрізняються один від одного. Наприклад, ви можете ввести значення списку вручну, прописавши їх через пунктуаційний знак "Крапка з комою", а можете вибрати значення із заздалегідь створеної таблиці, вказавши відповідний діапазон клітинок. Є можливість зробити це і більш складним методом, який передбачає створення «Розумної таблиці» або іменованого діапазону. Загалом, зараз усе буде розказано по порядку.


Спосіб 1: вводимо значення вручну

Щоб додати в Excel випадаюче меню в клітинці, можна вводити дані в список вручну. Цей спосіб актуальний тоді, коли ви впевнені, що протягом усього користування таблицею дані не доведеться видозмінювати. Алгоритм дій:
  • Виділіть комірки, в яких бажаєте створити випадаюче меню.
  • Перейдіть на вкладку «Дані».
  • На панелі інструментів натисніть «Перевірка даних», ця кнопка знаходиться в розділі «Робота з даними».
  • У вікні зі списку «Тип даних» виберіть «Список».
  • У графі «Джерело» введіть значення, які будуть відображатися безпосередньо в самому випадаючому меню. Обов'язково вводьте їх через крапку з комою.
  • Натисніть «ОК».
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Після цього у виділеному діапазоні клітинок з'являться випадаючі списки з вказаними значеннями.


    Спосіб 2: вибираємо діапазон значень

    Створити список в Excel з підстановкою даних і іншим способом, який передбачає використання у вигляді значень дані з вказаного діапазону клітинок. Необхідний алгоритм дій:
  • Виділити вічка, в яких потрібно створити список.
  • На стрічці натисніть кнопку «Перевірка даних».
  • Зі списку «Тип даних» вибрати «Список».
  • У графі «Джерело» натиснути на кнопку праворуч і курсором виділити блок комірок, дані в яких будуть відображатися в списку.
  • Натиснути «ОК».
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Після цього відразу ж з'являться випадаючі списки з вибраними значеннями.

    Спосіб 3: вибираємо іменований діапазон

    Щоб не вибирати діапазон клітинок, постійно перемикаючись з режиму введення, можна створити іменований діапазон і вибирати його. Робиться це легко:
  • В будь-якому місці аркуша або на іншому аркуші створіть таблицю з переліком значень, які хочете додати в список.
  • Виділіть його.
  • Зліва від рядка формул натисніть на область імен.
  • Введіть нову назву для створюваного діапазону.
  • Натисніть Enter.
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Іменований діапазон створений, тепер його треба застосувати для відображення випадаючих списків. Для цього при створенні самого списку у вікні «Перевірка даних» у графі «Джерело» поставте знак рівності (=) і відразу після нього введіть назву діапазону, який тільки що створили. Після цього натисніть «Ок» і списки будуть створені.

    Спосіб 4: використовуємо «розумну» таблицю

    При бажанні можна створити «розумну» таблицю. Вона хороша тим, що в майбутньому у неї буде легко вносити корективи. Робиться вона наступним чином:
  • На іншому аркуші книги або взагалі в іншій книзі введіть в стовпчик значення, які будуть відображатися в списку.
  • Виділіть їх.
  • На головній сторінці в розділі «Стили» виберіть пункт «Форматувати як таблицю».
  • У вікні виберіть потрібний стиль.
  • З'явиться вікно, в якому треба буде зняти галочку з пункту «Таблиця із заголовком», якщо вона не є такою.
  • Натисніть «Ок».
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Виділивши створену таблицю, ви побачите, що їй було автоматично присвоєно назву. Саме його і потрібно вписувати в поле «Джерело» у вікні «Перевірка даних».

    Робота з випадаючим меню в Excel

    Отже, ми розібрали чотири способи, як створити список, що випадає, тепер розберемося, як його використовувати. Це можливо наступним способом:
  • Наведіть курсор на клітинку зі списком і нічого не робіть. З'явиться хмара, в якому буде написана підказка. Однак це станеться тільки в тому випадку, якщо ви ввели значення у вікні перевірки даних.
  • Наведіть стрілку на клітинку, ви також побачите праворуч від неї стрілку, спрямовану вниз. Після натискання на неї висвітиться безпосередньо сам список з заданими значеннями.
  • Щоб вибрати потрібний параметр зі списку, на нього необхідно просто натиснути лівою кнопкою миші.
  • Значення зі списку можна ввести вручну. Однак у разі допущення помилки, а вона відбувається тоді, коли ви вводите пункт, який відсутній у списку, що з'явиться вікно, повідомляючи вас про це.
  • Це все. Як можна помітити, користуватися випадаючим меню не так вже й складно, однак інколи з'являється потреба у виконанні деяких особливих функцій, наприклад, додавання або видалення пунктів. Зараз буде розказано, як це зробити.

    Додавання нових значень в список

    Якщо ви плануєте використовувати створену таблицю довгий час, тоді в якийсь момент вам може знадобитися додати нові значення в випадаюче меню в Excel, адже створювати його заново – це не саме розумне рішення. Однак, в залежності від того, яким методом для створення списку ви користувалися, процедура додавання нових значень відрізняється, тому розберемо кожну окремо.

    Спосіб 1: ручне введення

    Якщо з керівництва, як створити випадаюче меню в Excel, ви вибрали ручний спосіб, тоді для додавання нових значень в це меню вам необхідно зробити наступне:
  • Виділіть комірки, в яких є випадаючі списки.
  • На панелі інструментів натисніть «Перевірка даних».
  • У вікні додавання нових аргументів у списку вам необхідно в полі «Джерело» вписати ці самі аргументи через знак крапка з комою (;), після чого натиснути на кнопку «Ок».
  • Тепер ви можете переконатися, що нові введені значення були успішно додані.

    Спосіб 2: додавання в звичайний діапазон значень

    Якщо при створенні меню в якості джерела ви вказували безпосередньо окремий діапазон комірок, тоді для додавання нових значень вам треба проробити наступні дії:
  • Перейдіть на аркуш, на якому розташовані ці самі значення.
  • Виділіть клітинку, яка знаходиться по центру цього списку.
  • Натисніть праву кнопку миші.
  • З списку, що з'явився, виберіть пункт «Вставити».
  • У новому вікні, що відкриється, виберіть Рядок» і натисніть «Ок».
  • Буде додана нова порожній рядок.
  • Введіть в неї нове значення, яке хочете бачити у випадаючому списку.
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Після цього у всіх випадаючих меню ви можете вибрати доданий пункт. Таким чином, вам навіть не доведеться відкривати вікно «Перевірка даних».

    Спосіб 3: додавання в «розумну» таблицю або іменований діапазон

    Якщо ви створили випадаюче меню за допомогою іменованого діапазону або «розумної» таблиці, тоді додати нові значення буде простіше простого:
  • Перейдіть на таблицю з самими значеннями.
  • Встановіть курсор в першій клітинці, що йде відразу після списку.
  • Введіть туди новий пункт меню.
  • Натисніть Enter.
  • Ось і все, новий пункт буде додано у список, що випадає.

    Видалення значень зі списку

    З додаванням нових значень розібралися, але як бути, якщо вам потрібно прибрати яке-небудь значення з випадаючого меню в Excel. Як і минулого разу, інструкція повністю залежить від того, яким методом ви користувалися для створення цього меню.

    Спосіб 1: ручне видалення

    Насправді видалення значення зі списку, створеного ручним способом, практично нічим не відрізняється від додавання значень. Ось що вам потрібно зробити:
  • Виділіть клітинки з випадними меню.
  • На панелі інструментів виберіть пункт «Перевірка даних».
  • У вікні В полі «Джерело» видалити непотрібне значення. Важливо видалити його разом із крапкою з комою.
  • Натисніть «Ок».
  • Як тільки ви це зробите, перевірте список і ви виявите, що віддалений пункт зник.

    Спосіб 2: видалення з діапазону і «розумною» таблиці

    Якщо видалити зі списку, створеного вручну, просто, то зі списку, створеного з допомогою «розумної» таблиці або наименованного діапазону, ще простіше. Ось що потрібно зробити:
  • Відкрийте аркуш, на якому знаходиться список пунктів безпосередньо самого випадаючого меню.
  • Виділіть непотрібне значення.
  • Натисніть праву кнопку миші.
  • З випадного меню виберіть пункт «Видалити».
  • З'явиться підменю виберіть «Рядка таблиці».
  • Натисніть «Ок».
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Рядок буде видалено. Відповідно, буде видалено пункт з меню.

    Повне видалення випадаючого меню

    Зараз розберемося, як прибрати випадаюче меню в Excel повністю. Насправді, існує величезна кількість способів, як це зробити, але зараз буде розглянуто той, який передбачає видалення безпосередньо самих випадаючих списків, у той час як форматування і вже вибрані значення залишаться недоторканими. Отже, ось що вам необхідно зробити:
  • Затиснувши ліву кнопку миші, виділіть весь діапазон клітинок випадаючого меню, що бажаєте видалити.
  • Перейдіть на вкладку «Дані».
  • На стрічці з інструментами натисніть на кнопку «Перевірка даних».
  • У вікні виберіть пункт «Очистити все».
  • Натисніть на кнопку «Ок» або просто закрийте вікно, натиснувши на червоний хрестик.
  • Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості
    Після цього всі списки будуть видалені, а на їх місці залишаться раніше вибрані. Тепер ви знаєте не тільки, як створити та керувати випадаючим меню в Excel, але і як його видалити.