Як зробити графік: покрокова інструкція, поради та рекомендації

Табличний процесор Microsoft Excel – це багатофункціональний додаток, дозволяє автоматизувати обробку цифрової інформації (інженерні розрахунки, рішення завдань, бухгалтерська документація). Іноді для кращого розуміння «того, що говорять цифри» потрібно візуалізувати їх. Найбільш підходящий для цього спосіб – діаграми та графіки. Як краще зробити їх і якими вони бувають, розповість ця стаття.

Різновиди графіків в Microsoft Excel 2007

В залежності від того, який тип цифрової інформації потрібно відобразити, використовуються різні види графіків: класичний (з зламами); гістограма (вертикальні стовпці); лінійчатий (горизонтальні стовпці); круговий (діаграми); точковий (аналог класичного); біржові; поверхня; кільцевий; пелюстковий; пузирчастий. В Excel вони об'єднані в 10 груп. У кожній з останніх присутній від 2 до 16 варіантів виконання. Їм відведено цілий блок у вкладці «Вставка» під назвою «Діаграми». Вставка встановленого шаблону з цього підрозділу – обов'язковий крок будь-якого способу того, як зробити графік у «Ексель».

Виготовлення графіка

Створення графіка умовно можна розділити на 2 етапи: підготовка цифрової інформації та побудова. Перший не особливо складний – в ньому потрібно послідовно вписати у клітинки потрібні значення і виділити їх. Якщо вони відрізняються між собою на одне і те ж число(1234) або дні тижня, то можна прискорити цей процес за допомогою функції «Автозаповнення». Другий етап того, як зробити графік в «Excel» за даними, складається з 2 етапів: Після виділення в блоці «Діаграми» на вкладці «Вставка» вибрати тип нового графіка. Зробити це можна 2 способами: вибрати прямо в блоці один з потрібних або натиснути на кнопку у правому нижньому кутку підрозділу для виклику вікна зі всіма варіантами. Вибрати один з варіантів виконання і натиснути на нього. Новий графік з'явиться поруч або поверх даних для нього. Щоб перемістити його в іншу частину аркуша, потрібно навести курсор на кордон (він повинен змінити форму на хрестик з 4 стрілками, спрямованими в різні боки) і, затиснувши ліву кнопку миші, пересунути його.

Доповнення раніше створеного графіка

Іноді при створенні діаграми виникає необхідність змінити її з-за помилково виділених або нових даних. Щоб виправити неповний або помилковий графік, потрібно: Натиснути правою кнопкою миші на його графічної частини (стовпцях або лініях). У контекстному меню вибрати підпункт «Вибрати». У новому діалоговому вікні натиснути на кнопку «Додати». Вписати в рядок «Ім'я ряду» назву для нового діапазону цифр (буде відображено в легенді графіка). Натиснути на кнопку в правій частині другий рядки та виділити необхідні значення. Після завершення виділення знову натиснути на кнопку в правій частині вікна, і натиснути на «Ок» в основному вікні. В цьому і полягає спосіб того, як зробити графік доповненим.

Ступінчастий графік

Стандартного шаблону для того, як зробити графік такого типу, в Microsoft Excel немає. Але можна скористатися одним із стандартних, побудувавши його за спеціально підготовленим даними. Підготовка полягає в наступному: потрібно створити 2 списку значень. У першому повинні повторюватися двічі всі значення, крім першого і останнього. У другому – все значення. Це потрібно для створення «сходинок». Після підготовки 2 колонок з цифрами їх потрібно виділити й скористатися стандартним шаблоном-діаграмою під назвою «Точкова з прямими відрізками».

Як зробити графік роботи в Excel

Microsoft Excel - це велика таблиця, і тому один з варіантів її використання – формування графіка змін для подальшого роздруку. Способів виготовлення графіка роботи 2:ручний і автоматичний. Перший спосіб досить простий, так як у ньому не використовується вставка діаграм. Полягає він у наступному: Заповнити комірки в стовпці прізвищами співробітників. Виділити ряд осередків над першим прізвищем першого працівника і заповнити їх числами місяця або днями тижня з допомогою автозаповнення. Змінити ширину стовпців, що містять осередки з номерами днів: виділити стовпці, натиснути ПКМ на їх буквеному назві і вибрати в контекстному меню пункт «Ширина стовпчика», ввести бажане значення. Виділити клітинки на перетині прізвища і днів місяця або тижня, відповідних робочого розкладу. Об'єднати їх і змінити їх колір з допомогою інструменту «Заливка», розташованого у вкладці «Головна», блок «Шрифт». Альтернативна комбінація виклику: Alt>>З. Заповнити перші осередки графіка з допомогою попереднього кроку. Щоб швидко заповнити решту можна скористатися «Автозаповненням». Під графіком додати розшифровку квітів.

Автоматичне створення графіка чергувань

Головна перевага автоматичного способу того, як зробити графік, перед ручним полягає в тому, що при зміні одного з значень змінюється він будується програмою заново. Щоб створити графік чергувань, потрібно виконати наступний алгоритм: Виділити стовпці, з наступною інформацією: прізвище, дата початку і кількість днів. Вставити шаблон графіка «Гістограма з накопиченням». Для зміни діапазону часу у графіку треба вписати в будь-2 вільних осередку вписати першу і останню дату, а потім змінити їх формат на «Загальний». Натиснути на рядок з датами всередині графіка і в випадаючому меню вибрати «Формат ряду даних». У новому вікні поставити позначку біля «мінімальне значення» і «максимальне значення» в текстові поля вписати значення з третього кроку. Поставити позначку біля «Ціна основних поділів» і в текстовому полі вписати будь-яке число. Воно позначає кількість днів між відмітками на графіку. Виділити лівий блок з прізвищами і в контекстному меню, що викликається ПКМ, вибрати підпункт «Формат осі». У новому діалоговому вікні потрібно поставити позначки близько рядків «Зворотний порядок категорій» і «в максимальній категорії». Це відсортує прізвища за алфавітом і залишить рядок з датами під графіком. Виділити частину графіка, що позначає дні до початку чергування (на скріншоті виділено синім). Викликати випадаюче меню і вибрати підпункт «Формат ряду даних». Послідовно перейти до підпунктів «Заливка» і «Колір кордону» і поставити в них позначку біля «Немає заливки» і «Немає ліній» відповідно. Для зміни вигляду графіка потрібно виділити його кольорові частини і викликати їх властивості з допомогою правої кнопки миші («Формат ряду даних») або гарячої клавіші «Ctrl +1». На жаль, цей спосіб можна обмежено використовувати для створення робочого графіка на підприємстві. Але з його допомогою можна скласти план робіт або графік відпусток. Microsoft Excel-це потужний інструмент для роботи з числами. Також він дозволяє зробити графіки, як один із способів їх наочного представлення.