Фільтрація даних: операції, призначення, приклади

17 0 Новини високих технологій

Міститься в електронних таблицях БД інформація не завжди необхідна користувачеві кожен момент його роботи в повному обсязі. Тому в додатках MS Office передбачені інструменти, що дозволяють представити інформацію в зручному для обробки вигляді. У статті ознайомимося з деякими з них.

Що це таке і для чого

Один з таких інструментів – фільтрація даних. Її використовують для того, щоб з усього масиву відібрати тільки ті записи, що відповідають необхідним умовам. При цьому вся інформація об'єкту зберігається, але людина бачить тільки необхідні йому рядки, інші ж, що не задовольняють заданим умовам, ховаються.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Відбір проводиться по одному чи кільком умовам при встановленні обмежень на кілька полів. Кожне наступне обмеження додається до вже існуючих, і кількість відображеної інформації зменшується, ще більш полегшуючи роботу з масивом.


У всіх сучасних електронних таблицях і базах передбачена можливість знаходження записів. Так як програми пакета MS Office є найбільш поширеними в офісній роботі, нам слід більш детально ознайомитись з роботою фільтрів в цих програмах.

Excel

В Excel фільтрація даних доступна кількома способами. Вона здійснюється по вмісту стовпців таблиць в залежності від типу. При цьому відбираються конкретні значення клітинок або за умовами. Умови вибору рядків теж залежать від того, інформація якого типу містяться в стовпці. Найпростіший спосіб селекції – інструмент панелі «Редагування» вкладки «ГОЛОВНА». Виділяємо комірку стовпця, у випадаючому списку кнопки «Сортування й фільтр» вибираємо пункт меню «Фільтр». При цьому в першій клітинці стовпця з'явиться кнопка зі стрілкою, при натисканні на яку, відкривається випадаюче меню інструментів для сортування та фільтрування даних в Excel.


Тут визначаються параметри вибору рядків для відображення.

Вибір за значенням

Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Для прикладу скористаємося таблицею Excel прайс-листом магазину косметики. Найпростіший вид селекції – за значенням. У листі цін є поле «Тип косметики». Ми хочемо переглянути всі наявні засоби по догляду за нігтями. У випадаючому списку поля – перелік можливих параметрів, серед яких є елемент «Для нігтів». Якщо список елементів стовпця занадто довгий, скористайтеся полем для пошуку. Знімаємо прапорці зі всіх інших пунктів, крім шуканого, і натискаємо «ОК». Видимими залишилися тільки косметичні засоби для нігтів. Можна ще більше скоротити перелік продукції, відібравши, наприклад, тільки вироби виробника «MAX FACTOR» і отримавши в результаті лист коштів для нігтів цього виробника.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади

Вибір за умовою

Як тепер відобразити всі засоби для волосся, якщо серед типів продукції є кілька таких видів: бальзами, маски, гелі та т. п.? Можна виділити кілька позицій прапорцями, а можна задати фільтрацію даних за умовою за типом поля. У нашому випадку стовпець містить текст, і до нього застосовуються текстові параметри. Користувач задає рядок для пошуку в найменуваннях. При цьому вміст комірки прирівнюється до рядку пошуку або виключається з нього. Є можливість знаходження записів, текст в яких починається з вказаних символів або закінчується ними, містить або не містить. Для завдання більш складних умов пропонується налаштувати свої правила.
Тут задається кілька умов. Всі вони можуть бути обов'язковими до виконання, або достатньо задоволення лише деяких з них (параметри «І» і «АБО»). У побудовнику передбачена можливість установки умов для різних типів: текстових, числових, дати і часу, логічних і т. д.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Зручним є такий спосіб фільтрації даних в MS Excel для числових полів. Припустимо, в нашому прайс-листі ми захочемо знайти кошти для губ з вартістю до 300 рублів. У стовпці «Тип косметики» вибираємо прапорцями дві позиції: «ПОМАДА» і «БЛИСК ДЛЯ ГУБ». У стовпці «Ціна» вибираємо позицію «Числові фільтри», на відміну від текстових стовпець з типом косметики. Вибираємо з варіантів пункт «менше або дорівнює» і у вікні параметрів виставляємо суму 300 руб. Після натискання на кнопку «ОК» отримуємо список з чотирьох коштів типів «Помада» і «Блиск для губ» і вартістю менше 300 рублів.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Нарешті, додаємо ще одну умову фільтрації даних – за кольором. Наш прайс-лист показує приклади колірної гами декоративної косметики. Скористаємося цим і виберемо кошти для губ світло-рожевого відтінку. У меню стовпця «Колірна гама» вибираємо пункт «Фільтр за кольором», натискаємо кнопку «Інші кольори клітинок», якщо запропонованого вибору недостатньо, і вибираємо бажаний відтінок. По кнопці «Ок» залишаються тільки кошти в потрібному ціновому і колірному діапазоні.

Сортування та пошук інформації

Навіть після того, як зайві записи будуть приховані, їх може виявитися багато для вибору або аналізу. У цьому випадку застосовується ще одна зручна можливість MS Excel сортування. В уже вивченому нами меню є пункти, які допоможуть вибудувати елементи таблиці в необхідному порядку, полегшивши тим самим пошук. Упорядкування елементів у стовпці можливо, в залежності від типу інформації в ньому. Для текстових полів пропонується розподіл від «А» до «Я» і в зворотному напрямку. Її зручно застосовувати, наприклад, для більш зручного пошуку за прізвищем клієнта, найменування партнера і т. п. Числові поля сортуються за зростанням і спаданням. Слід бути уважними у разі, якщо числа внесені до стовпця як текст. У цьому випадку вони будуть впорядковані як текст, тобто, числа 1011100 12110 будуть йти в такому порядку залежно від формату полів:

Сортування в числовому форматі



Сортування в текстовому форматі



10



10



11



100



12



11



100



110



110



12

Записи сортуються по ряду параметрів. Для цього існує варіант настроюється сортування в меню кнопка «Сортування й фільтр». Ви вибираєте, за яким полів сортувати, якого типу і в якому порядку застосовувати:
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
У настроювані списки містяться дні тижня і місяці, і користувач може ввести власний зі своїми елементами.

БД Access

Не менш корисна фільтрація в базах даних. В Access є кілька варіантів отримання необхідної інформації: за допомогою загальних параметрів, за конкретним значенням, за формою і за допомогою запитів.

На головній вкладці програми ви знайдете панель інструментів «Сортування й фільтр». Кнопки на ній використовуються для здійснення зазначених операцій. В Access використовується той же механізм, що в Excel. Зупинимося більш детально на тих способах, з якими ми ще не знайомі.

Способи

Загальна фільтрація даних в Access реалізується так само, як і в MS Excel, з допомогою випадаючого меню в заголовку стовпця. За аналогією, вибирається один або кілька елементів зі списку доступних або застосовується селекція за типом інформації в стовпці. Щоб використовувати в якості параметра конкретне значення у клітинці, виділяють цю клітинку і вибирають меню «Виділення» на панелі «Сортування й фільтр» або викликають список доступних дій правим кліком. Можливості відбору залежать від типу, до якого належить вміст комірки.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Фільтр – простий спосіб знаходження записів з можливістю використання декількох параметрів. Він викликається операцією «Додатково» - «Фільтр». При цьому створюється порожня форма, на якій ви виставляєте параметри, після чого натискаєте «Додатково» - «Застосувати». Тепер форма містить тільки потрібні записи.

Запити для відбору даних

Додатковим зручним засобом фільтрації даних в БД є запити. Їх створення вимагає часу і необхідних навичок, але запити володіють рядом переваг. Перш за все, одного разу написавши запит на вибірку і зберігши його, ви отримуєте механізм, який можна постійно використовувати для побудови звітів, виведення рядків форми, створення складних перехресних запитів і т. д. В запитах можна використовувати поля з кількох таблиць, додавши умови для отримання даних по кожному з них. Ці об'єкти БД створюються за допомогою Конструктора, майстра запитів або редактора SQL. SQL-запити на вибірку мають структуру виду Select[список полей]

From[таблицы]

Where[условия]

Тут в блоці умов задаються параметри, за якими вибираються записи. Для прикладу складемо запит для вибору записів з таблиці "Товари на складах". Нехай нам необхідно вибрати рядки з вазами під найменуванням «Захоплення» і подивитися, скільки товару з такою назвою є на кожному зі складів.

SELECT[Товары по складам].[Тип товара], Вази.Ваза,[Товары по складам].Склад,[Товары по складам].Кількість

FROM Вази INNER JOIN[Товары по складам]ON Вази.Код =[Товары по складам].Найменування

WHERE (([Товары по складам].[Тип товара]="Ваза") AND ([Вазы].[Ваза]="Захват")); Результат буде виглядати так:

Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
У режимі конструктора запит має вигляд:
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади

Збереження і подальше застосування

Іноді виникає необхідність багаторазового використання одного разу встановленого відбору або його автоматичного застосування при запуску таблиці або форми. Збереження умов відбувається автоматично при закритті об'єкта. При подальшому його відкритті відображаються всі записи, і для того, щоб знову застосувати збережене обмеження, потрібно натиснути кнопку «Фільтр» панелі «Сортування й фільтр».
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Для автоматичного застосування потрібного відбору скористайтесь властивістю об'єкта «Фільтр при завантаженні», встановивши його в значення «Да» Ще один спосіб збереження і подальшого використання – в якості запиту. Для цього задають параметри. Налаштовують необхідні поля для пошуку, сортування та фільтрування даних і зберігають у контекстному меню. Згодом його завантажують з того ж меню командою «Завантажити запиту»
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади

Пошук і створення списку в Access

За аналогією з MS Excel, Access надає користувачеві можливість сортування по стовпцям, щоб полегшити пошук потрібної інформації. Упорядкування значень відбувається за алфавітом для тексту (в прямому і зворотному порядку), за зростанням і спаданням для числової інформації і дат. Можна застосовувати її по декільком полям одночасно, що ще більше допомагає в задачі пошуку потрібних записів. Текстові поля розподіляються без урахування регістру. Для знаходження запису з входженням рядка використовується механізм пошуку – кнопка «Знайти» однойменної панелі інструментів. У вікні вносяться параметри пошуку – рядок, місце, напрямок, частина поля, регістр.
Фільтрація даних: операції, призначення, приклади
Механізми сортування, пошуку і фільтрації даних в електронних таблицях БД значно спрощують роботу з великими масивами інформації. Якщо навчитися користуватися ними легко, використання цих інструментів стане звичним, прискорить і полегшить щоденна праця.