Випадаюче меню в Excel: допомога в роботі з програмою, інструкція, можливості

Табличний редактор Excel від компанії Microsoft володіє величезним переліком функцій і можливостей. Тому не дивно, що в осередках створеної таблиці можна без особливих проблем створити випадаюче меню в Excel з підстановкою даних. У цій статті будуть розібрані варіанти виконання цієї задачі.

Як зробити випадаюче меню в Excel

Створити список можна різними способами. Нижче буде розглянуто чотири методи, які в деякій мірі відрізняються один від одного. Наприклад, ви можете ввести значення списку вручну, прописавши їх через пунктуаційний знак "Крапка з комою", а можете вибрати значення із заздалегідь створеної таблиці, вказавши відповідний діапазон клітинок. Є можливість зробити це і більш складним методом, який передбачає створення «Розумної таблиці» або іменованого діапазону. Загалом, зараз усе буде розказано по порядку.

Спосіб 1: вводимо значення вручну

Щоб додати в Excel випадаюче меню в клітинці, можна вводити дані в список вручну. Цей спосіб актуальний тоді, коли ви впевнені, що протягом усього користування таблицею дані не доведеться видозмінювати. Алгоритм дій: Виділіть комірки, в яких бажаєте створити випадаюче меню. Перейдіть на вкладку «Дані». На панелі інструментів натисніть «Перевірка даних», ця кнопка знаходиться в розділі «Робота з даними». У вікні зі списку «Тип даних» виберіть «Список». У графі «Джерело» введіть значення, які будуть відображатися безпосередньо в самому випадаючому меню. Обов'язково вводьте їх через крапку з комою. Натисніть «ОК». Після цього у виділеному діапазоні клітинок з'являться випадаючі списки з вказаними значеннями.

Спосіб 2: вибираємо діапазон значень

Створити список в Excel з підстановкою даних і іншим способом, який передбачає використання у вигляді значень дані з вказаного діапазону клітинок. Необхідний алгоритм дій: Виділити вічка, в яких потрібно створити список. На стрічці натисніть кнопку «Перевірка даних». Зі списку «Тип даних» вибрати «Список». У графі «Джерело» натиснути на кнопку праворуч і курсором виділити блок комірок, дані в яких будуть відображатися в списку. Натиснути «ОК». Після цього відразу ж з'являться випадаючі списки з вибраними значеннями.

Спосіб 3: вибираємо іменований діапазон

Щоб не вибирати діапазон клітинок, постійно перемикаючись з режиму введення, можна створити іменований діапазон і вибирати його. Робиться це легко: В будь-якому місці аркуша або на іншому аркуші створіть таблицю з переліком значень, які хочете додати в список. Виділіть його. Зліва від рядка формул натисніть на область імен. Введіть нову назву для створюваного діапазону. Натисніть Enter. Іменований діапазон створений, тепер його треба застосувати для відображення випадаючих списків. Для цього при створенні самого списку у вікні «Перевірка даних» у графі «Джерело» поставте знак рівності (=) і відразу після нього введіть назву діапазону, який тільки що створили. Після цього натисніть «Ок» і списки будуть створені.

Спосіб 4: використовуємо «розумну» таблицю

При бажанні можна створити «розумну» таблицю. Вона хороша тим, що в майбутньому у неї буде легко вносити корективи. Робиться вона наступним чином: На іншому аркуші книги або взагалі в іншій книзі введіть в стовпчик значення, які будуть відображатися в списку. Виділіть їх. На головній сторінці в розділі «Стили» виберіть пункт «Форматувати як таблицю». У вікні виберіть потрібний стиль. З'явиться вікно, в якому треба буде зняти галочку з пункту «Таблиця із заголовком», якщо вона не є такою. Натисніть «Ок». Виділивши створену таблицю, ви побачите, що їй було автоматично присвоєно назву. Саме його і потрібно вписувати в поле «Джерело» у вікні «Перевірка даних».

Робота з випадаючим меню в Excel

Отже, ми розібрали чотири способи, як створити список, що випадає, тепер розберемося, як його використовувати. Це можливо наступним способом: Наведіть курсор на клітинку зі списком і нічого не робіть. З'явиться хмара, в якому буде написана підказка. Однак це станеться тільки в тому випадку, якщо ви ввели значення у вікні перевірки даних. Наведіть стрілку на клітинку, ви також побачите праворуч від неї стрілку, спрямовану вниз. Після натискання на неї висвітиться безпосередньо сам список з заданими значеннями. Щоб вибрати потрібний параметр зі списку, на нього необхідно просто натиснути лівою кнопкою миші. Значення зі списку можна ввести вручну. Однак у разі допущення помилки, а вона відбувається тоді, коли ви вводите пункт, який відсутній у списку, що з'явиться вікно, повідомляючи вас про це. Це все. Як можна помітити, користуватися випадаючим меню не так вже й складно, однак інколи з'являється потреба у виконанні деяких особливих функцій, наприклад, додавання або видалення пунктів. Зараз буде розказано, як це зробити.

Додавання нових значень в список

Якщо ви плануєте використовувати створену таблицю довгий час, тоді в якийсь момент вам може знадобитися додати нові значення в випадаюче меню в Excel, адже створювати його заново – це не саме розумне рішення. Однак, в залежності від того, яким методом для створення списку ви користувалися, процедура додавання нових значень відрізняється, тому розберемо кожну окремо.

Спосіб 1: ручне введення

Якщо з керівництва, як створити випадаюче меню в Excel, ви вибрали ручний спосіб, тоді для додавання нових значень в це меню вам необхідно зробити наступне: Виділіть комірки, в яких є випадаючі списки. На панелі інструментів натисніть «Перевірка даних». У вікні додавання нових аргументів у списку вам необхідно в полі «Джерело» вписати ці самі аргументи через знак крапка з комою (;), після чого натиснути на кнопку «Ок». Тепер ви можете переконатися, що нові введені значення були успішно додані.

Спосіб 2: додавання в звичайний діапазон значень

Якщо при створенні меню в якості джерела ви вказували безпосередньо окремий діапазон комірок, тоді для додавання нових значень вам треба проробити наступні дії: Перейдіть на аркуш, на якому розташовані ці самі значення. Виділіть клітинку, яка знаходиться по центру цього списку. Натисніть праву кнопку миші. З списку, що з'явився, виберіть пункт «Вставити». У новому вікні, що відкриється, виберіть Рядок» і натисніть «Ок». Буде додана нова порожній рядок. Введіть в неї нове значення, яке хочете бачити у випадаючому списку. Після цього у всіх випадаючих меню ви можете вибрати доданий пункт. Таким чином, вам навіть не доведеться відкривати вікно «Перевірка даних».

Спосіб 3: додавання в «розумну» таблицю або іменований діапазон

Якщо ви створили випадаюче меню за допомогою іменованого діапазону або «розумної» таблиці, тоді додати нові значення буде простіше простого: Перейдіть на таблицю з самими значеннями. Встановіть курсор в першій клітинці, що йде відразу після списку. Введіть туди новий пункт меню. Натисніть Enter. Ось і все, новий пункт буде додано у список, що випадає.

Видалення значень зі списку

З додаванням нових значень розібралися, але як бути, якщо вам потрібно прибрати яке-небудь значення з випадаючого меню в Excel. Як і минулого разу, інструкція повністю залежить від того, яким методом ви користувалися для створення цього меню.

Спосіб 1: ручне видалення

Насправді видалення значення зі списку, створеного ручним способом, практично нічим не відрізняється від додавання значень. Ось що вам потрібно зробити: Виділіть клітинки з випадними меню. На панелі інструментів виберіть пункт «Перевірка даних». У вікні В полі «Джерело» видалити непотрібне значення. Важливо видалити його разом із крапкою з комою. Натисніть «Ок». Як тільки ви це зробите, перевірте список і ви виявите, що віддалений пункт зник.

Спосіб 2: видалення з діапазону і «розумною» таблиці

Якщо видалити зі списку, створеного вручну, просто, то зі списку, створеного з допомогою «розумної» таблиці або наименованного діапазону, ще простіше. Ось що потрібно зробити: Відкрийте аркуш, на якому знаходиться список пунктів безпосередньо самого випадаючого меню. Виділіть непотрібне значення. Натисніть праву кнопку миші. З випадного меню виберіть пункт «Видалити». З'явиться підменю виберіть «Рядка таблиці». Натисніть «Ок». Рядок буде видалено. Відповідно, буде видалено пункт з меню.

Повне видалення випадаючого меню

Зараз розберемося, як прибрати випадаюче меню в Excel повністю. Насправді, існує величезна кількість способів, як це зробити, але зараз буде розглянуто той, який передбачає видалення безпосередньо самих випадаючих списків, у той час як форматування і вже вибрані значення залишаться недоторканими. Отже, ось що вам необхідно зробити: Затиснувши ліву кнопку миші, виділіть весь діапазон клітинок випадаючого меню, що бажаєте видалити. Перейдіть на вкладку «Дані». На стрічці з інструментами натисніть на кнопку «Перевірка даних». У вікні виберіть пункт «Очистити все». Натисніть на кнопку «Ок» або просто закрийте вікно, натиснувши на червоний хрестик. Після цього всі списки будуть видалені, а на їх місці залишаться раніше вибрані. Тепер ви знаєте не тільки, як створити та керувати випадаючим меню в Excel, але і як його видалити.