Новини високих технологій
» » Компоненти електронного листа: з точки зору користувача, з технічного боку, у діловому листуванні

Компоненти електронного листа: з точки зору користувача, з технічного боку, у діловому листуванні

23-10-2017, 19:31
915
Електронна пошта, завдяки великій кількості переваг порівняно з паперовими листами, давно стала одним з основних видів спілкування. Однак, як і багато інші технологічні новинки, такий тип комунікації має свої правила. Незважаючи на те, що спілкування через інтернет-пошту стало невід'ємною частиною багатьох сфер життя, більшість користувачів не зможуть відповісти на питання про те, що собою представляють компоненти електронного листа.

Структура електронного листа з точки зору користувача

Електронні повідомлення одночасно і схожі, і сильно відрізняються від звичних старшому поколінню паперових листів. Але незалежно від поштового сервісу, структура імейла завжди однотипна. Перерахуємо компоненти електронного листа, коротко охарактеризувавши кожного з них:


Поле "Кому". В даному полі вказується адреса одержувача. Якщо кілька адресатів, розділяйте їх крапкою з комою. Полі "Тема листа". У багатьох поштових сервісах, воно вважається обов'язковим для заповнення. Та й користувачам буде простіше знайти лист, якщо в ньому буде коректно вказана тема. Тіло листа. У тілі листа розташовується основний текст.

Приховані компоненти електронного листа

Ми розглянули видиму структуру листа. Але крім помітних неозброєним оком елементів, компонентів електронного листа також можна віднести і такі поля: від кого (це поле заповнюється автоматично); копія (крім основного адресата, копія листа надсилається ще комусь); прихована копія (використовується у разі, якщо копію листа потрібно надіслати, не ставлячи до відома про це основного адресата); вкладення.



Компоненти електронного листа з технічної точки зору

З технічної ж точки зору, будь-який електронний лист включає в себе такі складові: Заголовки, або, як їх ще називають, конверти SMTP-протоколу. Ці заголовки можуть входити до складу тіла листа, а можуть бути не включені в нього. Тобто можлива ситуація, коли поштовий сервер має більше інформації, ніж зазначено в тілі повідомлення. Заголовок містить у собі адреси відправника, одержувача і адресу для надсилання сайту. Саме повідомлення, яке на мові SMTP протоколів називається Data. Воно, у свою чергу, поділяється на: заголовок листа - за аналогією з паперовою поштою у ньому містяться дані про поштових серверах, які пройшло лист, і деяка інша інформацію; тіло листа - безпосередньо текст листа.

Структура E-mail для листування

Якщо досі йшлося про структуру імейла з технічної точки зору, то тепер розглянемо елементи коректно складеного електронного повідомлення для листування, адже кожна поважаюча себе компанія намагається відповідати загальноприйнятим нормам комунікацій. Хоча існує велика кількість різноманітних класифікацій електронних повідомлень, за структурою оформлення вони діляться на дві групи. Перша група - листи-комунікації, вони використовуються в ході роботи. Друга - листи-домовленості: повідомлення, в яких підводиться підсумок зустрічі, позначаються терміни виконання робіт і інші важливі аспекти для пояснення дій, які вимагаються від кожної із сторін.
Перерахуємо компоненти електронного листа кожного типу окремо.

Лист-комунікація

В його структуру обов'язково повинні входити: Тема листа. В даному полі найкраще вказати, чого саме ви очікуєте від приймаючої сторони, наприклад узгодження часу зустрічі, списку питань для розгляду і так далі. Привітання. Навіть якщо лист планується відправити кільком людям, етика ділового спілкування передбачає обов'язкове вітання адресатів. Зміст повідомлення. Власне текст імейла, в якому як можна більш конкретно описується прохання. Корпоративна підпис. Пункт, про який багато хто забуває. Правильно складений шаблон підпису включає в себе Ф. І. О. та посада автора, його контактні дані (номер телефону, посилання на сайт компанії, електронна пошта тощо). Підпис може різнитися в залежності від правил і норм, прийнятих в організації. Поля "Кому" і "Копія". Вони вказані останніми не випадково - заповнивши їх в останню чергу, ви виключите можливість відправки недописанного або невыверенного повідомлення.

Лист-домовленість

Як вже було сказано вище, цей вид електронних повідомлень використовується для підбиття підсумків зустрічі, позначення плану заходів з кожної сторони і фіксації термінів виконання. Такі листи є своєрідним "протоколом" зустрічей і дозволяють зручно структурувати інформацію. Лист такого типу будується за планом: Привітання. Якщо кількість учасників зустрічі, підсумки якої підводяться в листі, було невеликим, можна перерахувати всіх по іменах або використовувати узагальнений тип привітання. Повтор мети зустрічі, підсумки якої підводяться в листі. Список питань, які обговорювалися під час зборів. По кожному питанню вказуються прийняті домовленості, рішення і терміни виконання. Список питань, які не потребують термінового вирішення, але випускати їх з поля зору не можна. Уточнення думки учасників зустрічі - все враховано? Підпис за шаблоном.
Цікаво по темі
Правила ділової переписки по електронній пошті. Діловий лист: зразок. Як відправити лист по електронній пошті
Правила ділової переписки по електронній пошті. Діловий лист: зразок. Як відправити лист по електронній пошті
Для того щоб зрозуміти як вести ділову переписку по електронній пошті не потрібно освоювати додаткові ази, потрібно всього лише дотримуватися деяких
Чим відкрити розширення .sig? Опис формату файлу та пов'язаних з ним програм
Чим відкрити розширення .sig? Опис формату файлу та пов'язаних з ним програм
Розширення .sig - це формат файлів цифрового підпису. Найчастіше використовується в документації, відправленої через електронну пошту. Для простого
Як перевертати лист в "Ворді": докладна інструкція
Як перевертати лист в "Ворді": докладна інструкція
Всі знають найпопулярніший текстовий редактор в світі - це "Майкрософт Ворд". Він отримав свою популярність з багатьох причин, але основна з них - це
SIG - чим відкрити файл?
SIG - чим відкрити файл?
У пропонованому матеріалі ми опишемо файл SIG. Чим відкрити папку і які її особливості, розглянемо далі. Мова йде про файл електронного підпису.
Інструкція: як написати продавцю на «Аліекспрес»
Інструкція: як написати продавцю на «Аліекспрес»
У користувачів, постійно замовляють товари з сайту «Аліекспрес», нерідко виникає необхідність писати повідомлення продавцю. Покупці можуть уточнювати