Типи даних в Access: класифікація, опис, характеристики

Бази даних Access, як і інші БД, зберігають у своїх таблицях безліч інформації. Деякі з них пов'язані між собою, якісь є довідковими, деякі вводяться користувачем, а інші розраховуються системою автоматично. Різноманітність даних в БД змушує класифікувати їх за типом залежно від того, яка інформація зберігається в конкретному полі.

Типи даних

Поділ полів інформації, яка в них зберігається, підводить нас до поняття типу даних у базі Access або інший СУБД. Це поняття характеризує, яка саме інформація зберігається в стовпці, якими властивостями вона володіє і які дії можна з нею робити. В БД Access 2013 існують наступні типи: Лічильник. Числовий. Грошовий. Короткий текст. Довгий текст. Форматований текст. Дата і час. Логічний. Підстановка і відношення. Обчислювані поля різних типів. Вкладення. Гіперпосилання. Для кожного з полів можна встановити значення за замовчуванням. Тоді під час внесення нового запису в стовпчику буде автоматично з'являтися потрібна інформація. Ці дані можна змінювати, якщо це необхідно. Кожне поле також можна зробити обов'язковим і зажадати його унікальності.


Розглянемо кожен з цих типів окремо, умовно розділивши на декілька категорій.

Числові дані

Як видно з назви, в цих стовпцях міститься інформація у вигляді чисел. До зазначеного типу поля ми віднесемо власне числовий формат, лічильник і грошовий формат. Останній, по суті, являє собою поєднання числа і тексту. Числові типи даних в Access вибираються в тому випадку, якщо в даному полі зберігається цифрова інформація. За замовчуванням в цьому стовпці зберігаються цілі числа. Розробник вибирає формат даних: Основний – для зберігання цілих чисел об'ємом до 8 байт. Фіксований – для чисел із фіксованої комою. У цьому випадку вказується необхідна точність даних: кількість символів після коми. З роздільниками розрядів – використовується у бухгалтерії формат. Розділяє пробілом групи розрядів: тисячі, мільйони, мільярди і т. д. Формат застосовується для цілих чисел з фіксованою комою, для яких вказують потрібну кількість символів після коми. Процентні типи даних в Access використовуються, щоб показувати значення чисел у відсотках. Експоненціальний формат числа з плаваючою комою. У типу даних «Гроші» в таблиці - знак тієї валюти, що зазначена на комп'ютері в регіональні установки Windows. Якщо вибрати формат «євро», замість значка рубля з'явиться значок євро - €.


При створенні таблиці Access автоматично створює одне поле – "Код". Його тип даних "Лічильник". За замовчуванням воно має властивість унікальності, є автоінкрементний і індексовані. Число в стовпці допомагає точно ідентифікувати рядок.

Текстові поля

Для відображення рядків слугують текстові типи даних в MS Access. Це "Короткий текст" - з його допомогою вводять текст до 255 символів, у версіях Access до 2013 він називався «Текстовий». Для такого стовпця встановлюють розмір. Якщо, приміром, тут зберігаються спеціальні коди – міжнародні позначення аеропортів або міст, - досить установити розмір поля 3 символи. Для зберігання імені або прізвища – до 15-20 і т. п.
Довгий текст – цей тип даних полів в Access до 2013-й версії називався «ПРИМІТКА». Як видно з назви, у ньому зберігають довгі тексти. Такі стовпці використовуються для опису продуктів або послуг. Довгий текст можна внести в базу відразу відформатованим. Тоді він розміщується в полі типу «текст у форматі rtf». До нього можна застосувати потрібний розмір і тип шрифту, виділити кольором, вставити маркірований або нумерований список та інше форматування.

Дата і час

Для відображення дати і часу є спеціалізований тип. Причому різноманітність форматів дає можливість відображати інформацію у вигляді дати, часу або і того, і іншого разом. Наприклад, повний формат можна використовувати для логгирования – фіксації моменту виконання користувачем того чи іншого дії. Дату відображають у довгому, середньому або короткому вигляді. Безпосередній вигляд цих форматів БД бере з системних налаштувань Windows. Наприклад, формати можуть виглядати ось так. Зовнішній вид інформації про час теж задається в довгому, середньому або короткому форматі.

Логічні дані

Ще один важливий тип даних в Access – логічний. Він застосовується для тих варіантів, які приймають тільки два значення: "Так" і "Ні", "Є" і "Немає", "Плюс" і "Мінус" і т. п. Для зручності вибирають формат відображення і зберігання Так/Ні, Істина/Брехня і Вкл/Викл.

Обчислювані поля підстановки

Нерідкі ситуації, коли в таблиці необхідно додати стовпці, значення яких автоматично розраховуються, виходячи з визначень в інших стовпцях. У таких випадках використовують обчислювані поля різних типів. Для прикладу додамо в тестову базу даних таблицю обліку співробітників відділів по підлозі. У нас є кількість жінок і чоловіків, а для визначення загальної кількості службовців кожного відділу додамо обчислюване поле «Співробітники», значення в якому дорівнює сумі значень полів «Жінки» і «Чоловіки»: У таблиці дані по рядках виглядають так. За аналогією використовуються обчислювані поля типів «Текст», «Дата і час», «Логічний» та «Грошовий». Наприклад, визначати різницю між двома датами, робити операції над фінансовою інформацією, об'єднувати рядка або витягати з них тільки необхідне. Існує ще один тип даних в СУБД Access з передвстановленою інформацією – це «Підстановка і відношення». Ми можемо додати стовпець, значення в якому будуть вибиратися з заздалегідь складеного списку. Перелік даних при цьому отримують з іншої таблиці або вводять в базу заздалегідь. У прикладі створимо список номерів кабінетів, де розташовані відділи компанії. Для цього майстра підстановки виберемо «Буде запроваджено фіксований набір значень і додамо номери кімнат. В таблиці нам залишиться тільки вибрати значення зі списку.

Об'єктні поля

Ще одна категорія – типи даних в Access, що містять об'єкти. Це файли документів, електронних таблиць, презентацій, зображень і т. п. – «Вкладення». Використовуються, якщо необхідно зберігати, наприклад, фотографії готелю або примірник договору з партнером. До цієї категорії відносять і Гіперпосилання, що містять адресу, по якому містяться потрібні відомості. Наприклад, у таблиці готелів може знаходитися посилання на сторінку в Інтернеті з докладним описом і фотографіями готелів. Описані вище типи даних в Access дозволяють зберігати в базі інформацію будь-якого типу і створювати складні зв'язки між таблицями та їх полями. Знання цього дасть можливість розробникам легко додавати таблиці в БД і використовувати дані правильно.