Microsoft Access - реляційна система управління базами даних: склад, сумісність

Поняття баз даних (DB – database) використовується скрізь. Компанії, фірми та організації різного рівня використовують БД у своїй роботі, довіряючи їм показники бізнесу за операціями, фінансів та документообігу. Розуміння роботи баз і адміністрування стає необхідним знанням. У статті ми побіжно розглянемо БД Microsoft Access.

Бази даних

Це безліч таблиць, в яких міститься інформація. Безліч підпорядковується зумовленій структурі, таблиці з'єднані між собою, значення в них розраховуються і редагуються, взаємодіючи з зовнішніми об'єктами. Ззовні з БД може взаємодіяти оператор через спеціальний інтерфейс, пристрої введення-виведення інформації, наприклад принтери і факси, зовнішні файли, інші БД. Для доступу до БД використовуються спеціальні системи, які носять назву систем управління DB (СУБД або СУБД – database management system). СУБД додають нові об'єкти БД, змінюють існуючі, визначають відносини між ними. У рамках об'єктів відбуваються дії над їхніми елементами: рядками, стовпцями та окремими значеннями в таблицях, виконання програмних одиниць, відображення зберігаються в БД значень.

СУБД MS Access

Одна з сучасних СУБД Microsoft Office Access з офісного пакету Microsoft. Система працює з об'єктами: таблицями, формами, запитами, програмними одиницями – макросами та модулями, звітами. Вона дозволяє створювати таблиці, призначати у них ключі – поля або групи полів для ідентифікації записів. В уже наявних таблиць за допомогою елементів керування СУБД користувач додає, змінює і видаляє значення. Для ефективного і зручного проведення операцій створюються форми – спеціальні вікна, в яких працює користувач бази. Після введення і редагування потрібної інформації СУБД Microsoft Access дозволяє виробляти зі значеннями різні обчислення з використанням макросів та модулів – програмних об'єктів DB. Вони представляють значення в потрібному вигляді, виконують заздалегідь визначені розробником дії у відповідь на події в базі.

Для доступу до даних таблиць використовуються запити, а готову інформацію можна вивести в потрібному вигляді на екран і друкуючий пристрій вигляді звіту.

Склад

Знаючи, які елементи DB є основними її об'єктами, можна легко зрозуміти складу СУБД. В систему входять: Конструктор таблиць як базового елемента бази даних Microsoft Access. В одному з двох режимів – таблиці або конструктора, можна легко створити таблицю необхідного розміру зі значеннями різних типів: числовими і текстовими, датами і часом, логічними значеннями. В DB додаються малюнки і файли будь-якого формату, посилання на зовнішні об'єкти, фінансові показники. Конструктор користувальницьких форм, за допомогою яких користувач працює зі значеннями в таблицях. Можна скористатися режимом макета або Конструктором для додання бажаного виду формі, задати потрібні властивості, відобразити необхідні поля. Для простого створення форми передбачений Майстер форм, яким може скористатися початківець розробник БД. На форму додаються елементи управління: кнопки, прапорці, текстові поля і написи і т. д. Конструктор запитів, доступний у вигляді Конструктора і режимі SQL для більш досвідчених розробників. Результати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці. Режим SQL являє собою простий редактор програмного коду. Конструктор звітів потрібного виду для виведення інформації на друк. Користувач сам може створити потрібну друковану форму, додати в неї поля з таблиць і отримати звіт з підсумками або по шаблону документа. Блок створення програмних елементів – макросів та модулів. У макросах використовуються макроси, що дозволяють виробляти потрібні дії над об'єктами БД і її елементами. Для створення модулів існує вбудований мова програмування VBA, можливості якого досить широкі і дозволяють робити різні операції як з об'єктами бази, так і з елементами об'єктів.

Сумісність з іншими СУБД

СУБД використовує взаємодію із зовнішніми джерелами, отримуючи і надсилаючи інформацію. Для цього тут доступний спеціальний механізм пов'язаних таблиць. Створюється зв'язок з файлами Excel, текст, XML і HTML файлів, іншими БД для імпорту значень та об'єктів з цих джерел, додатків копій записів у таблиці ДАНИХ і створення пов'язаних відносин. Для виведення значень з бази вони експортуються у файли Excel, Word, зберігаються в PDF і XPS, виводяться в текстовий або XML файл, відправляються по електронній пошті. Інтерфейс ODBC створює зв'язок з іншими СУБД: SQLLite. PostgreSQL. Firebird. Paradox. Oracle. До версії Microsoft Access 2010 СУБД взаємодіяла з іншими системами управління DB: MySQL – у версіях 2000-2003 з використанням драйвера MyODBC. 1С – у версії 2003 з драйвером Visual FoxPro ODBC driver.

Збереження

Варто згадати особливості збереження в Microsoft Office Access. Ми звикли до збереження на диск інструментом «Сохранить» або ж з допомогою налагодженого механізму автозбереження через певні проміжки часу. Тут же, як тільки ви перемістили фокус з редагованого поля на інше поле, вікно або елемент керування форми, дані записуються на диск. Це зручне властивість, завдяки якому в разі збою живлення або вимикання комп'ютера з інших причин ви уникнете втрат інформації. Не збережуться лише в тому полі, яке редагувалось в момент вимикання.
Проте користуватися інструментом збереження все-таки треба, так як саме з його допомогою записуються ті зміни, що виробляються в структурі об'єктів БД: зміна найменування та порядку розташування полів, додавання нових стовпців в таблиці та форми, сортування, установка фільтрів.

Версії

Перша версія програми була випущена в 1992-му році - реалізація для Windows – Microsoft Access 1. Далі в 19931995 і 1997 роках вийшли версії 207 і 97 відповідно. Згодом програму стали включати в пакет Microsoft Office. Ще в недавньому минулому були популярні пакет MS Office 2000 випущений в 1999-му році, і MS Office 2003. У 2001-му році вийшла версія 2002 включена в MS Office XP. Зараз найбільш поширені версії 2007 Microsoft Access 2010 і 2013 а в 2015-му році вийшов в світ новий пакет MS Office 2016.

Робота в MS Access

При запуску додатка система пропонує відкрити існуючу DB або створити нову з пропонованих шаблонів: порожню БД, контент веб-додаток або бази для спеціальних цілей – управління проектами, робота з співробітниками факультету, каналами продажів і т. п. Всі пакети Office дозволяють налаштовувати інтерфейс і мову інтерфейсу. Для російськомовних користувачів передбачена російська версія Microsoft Access. Далі, відкривши або створивши проект, розробник з допомогою інструментів панелі «Створення» додає до неї нові об'єкти. Вкладка «Зовнішні дані» потрібна для створення зв'язків з іншими DB або файлами, імпорту-експорту інформації. Для адміністрування БД передбачені функції панелі «Робота з базами даних». Її інструменти, необхідні для аналізу ДАНИХ, побудови стосунків у середовищі її об'єктів і сторонніх джерел, створення архівної копії або відновлення з такої копії. СУБД Microsoft Access управляє реляційними DB з допомогою інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу. Вона підходить для розробки додатків для роботи невеликої кількості користувачів та може бути використана початківцями розробниками.