Робота з таблицями "Ексель": покрокова інструкція, особливості та рекомендації

Більшість користувачів комп'ютерних систем на основі Windows з встановленим пакетом Microsoft Office неодмінно стикалися з додатком MS Excel. У початківців користувачів програма викликає деякі складності в освоєнні, проте робота в «Ексель» з формулами і таблицями не так вже й складна, як може здатися на перший погляд, якщо знати основні принципи, закладені в програмі.

Що таке Excel?

По суті своїй Excel являє собою повноцінну математичну машину для виконання безлічі арифметичних, алгебраїчних, тригонометричних і інших більш складних операцій, оперуючи кількома основними типами даних, не завжди відносяться саме до математики.


Робота з таблицями «Ексель» передбачає використання більш широких можливостей з об'єднанням і обчислень, і звичайного тексту, і мультимедіа. Але у своєму первісному вигляді програма створювалася саме як потужний математичний редактор. Деякі, правда, спочатку приймають додаток за якийсь калькулятор з розширеними можливостями. Найглибша помилка!

Робота в «Ексель» з таблицями для початківців: перше знайомство з інтерфейсом

Першим ділом після відкриття програми відображається головне вікно, в якому присутні основні елементи управління та інструменти для роботи. У більш пізніх версіях при старті програми з'являється вікно, в якому пропонується створити новий файл, за замовчуванням званий «Книга 1» чи обрати шаблон для подальших дій.


Робота з таблицями «Ексель» для початківців на першому етапі знайомства з програмою повинна зводитися до створення порожньої таблиці. Поки розглянемо основні елементи. Основне поле займає сама таблиця, яка розбита на клітинки. Кожна має нумерацію, завдяки двовимірним координатами – номер рядка та літерне позначення стовпця (для прикладу беремо Excel 2016). Така нумерація потрібна для того, щоб у формулі залежностей можна було чітко визначити саме ту клітинку з даними, операція над якою буде проводитися. Зверху, як і в інших офісних додатках, розташована панель головного меню, а трохи нижче – інструментарій. Під ним є спеціальна рядок, в якій вводяться формули, а трохи лівіше можна побачити віконце з координатами активною на даний момент клітинки (на якій розташований прямокутник). Знизу представлена панель листів і повзунок горизонтального переміщення, а під ним знаходяться кнопки перемикання виду і масштабування. Праворуч розташовується вертикальна смуга для переміщення по листу вгору/вниз.

Основні типи введення даних і найпростіші операції

На перших порах передбачається, що робота в «Ексель» з таблицями починаючим користувачем буде освоюватися з знайомим йому операціями, наприклад в тому ж текстовому редакторі Word. Як зазвичай, в таблиці можна виконувати операції копіювання, вирізання або вставки даних, вводити текст або числові дані. Але введення дещо відрізняється від того, який виробляється в текстових редакторах. Справа в тому, що спочатку програма налаштована на автоматичне розпізнавання того, що користувач прописує в активній клітинці. Наприклад, якщо ввести рядок 1/2/2016 дані будуть розпізнані як дата, і у клітинці замість введених цифр з'явиться дата в спрощеному вигляді – 01022016. Змінити формат відображення можна досить просто (на цьому зупинимося трохи пізніше).
Точно так само справа йде з числами. Можна вводити будь-які числові дані навіть з довільною кількістю знаків після коми, і вони будуть відображені у тому вигляді, в якому всі їх звикли бачити. Але, якщо вводиться ціле число, воно буде представлено без мантиси (знаків після коми у вигляді нулів). Поміняти це теж можна. Але по закінченні введення даних багато починаючі користувачі намагаються перейти на наступну комірку, використовуючи для цього клавіатурні стрілки (на кшталт того, як це можна зробити у таблицях Word). І це не спрацьовує. Чому? Та тільки тому, що робота з таблицями «Ексель» відрізняється від текстового редактора Word досить відчутно. Перехід може здійснено натисканням клавіші Enter або установкою активного прямокутника на іншу комірку за допомогою лівого кліка миші. Якщо після написання чогось в активній клітинці натиснути клавішу Esc, введення буде скасовано.

Дії з листами

Робота з листами на перших порах труднощів викликати не повинна. На панелі знизу є спеціальна кнопка додавання аркушів, після натискання на яку з'явиться нова таблиця з автоматичним переходом на неї і завданням імені («Лист 1», «Лист 2» і т. д.). Подвійним кліком можна активувати перейменування будь-якого з них. Також можна використовувати меню правого кліка для виклику додаткового меню, в якому є декілька базових команд.

Формати клітинок

Тепер найголовніше – формат комірки – одне з базових понять, яке і визначає тип даних, який буде використано для розпізнавання вмісту. Викликати редагування формату можна через меню правого кліка, де вибирається відповідний рядок, або за допомогою натискання клавіші F2.
У вікні зліва представлені всі доступні формати, а праворуч показані варіанти відображення даних. Якщо подивитися на приклад з датою, показаний вище, в якості формату вибирається «Дата», а праворуч встановлюється бажаний вид (наприклад, 1 лютого 2016 р.). Для проведення математичних операцій можна використовувати кілька форматів, але в самому простому випадку виберемо число. Праворуч є кілька типів введення, покажчик на кількість знаків у мантиссе після коми і поле встановлення роздільника груп розрядів. Використовуючи інші числові формати (експонентний, дробовий, грошовий і т. д.), теж можна виставляти бажані параметри. За замовчуванням для автоматичного розпізнавання даних встановлено загальний формат. Але при введенні тексту або декількох літер програма може перетворити його мимовільно під щось інше. Тому для введення тексту для активної клітинки потрібно встановити відповідний параметр.

Робота в «Ексель» з формулами (таблицями): приклад

Нарешті, кілька слів про формулах. І для початку розглянемо приклад суми двох чисел, що знаходяться в комірках A1 і A2. У додатку є кнопка автоматичного підсумовування з деякими додатковими функціями (обчислення середнього арифметичного, максимуму, мінімуму і т. д.). Досить встановити активної клітинки, що знаходиться в тому ж стовпці нижче, і при виборі суми вона буде розрахована автоматично. Те ж саме працює для горизонтально розташованих значень, але активну комірку для суми потрібно виставляти правіше. Але можна ввести формулу і вручну (робота з таблицями «Ексель» передбачає і таку можливість, коли автоматичне дію не передбачено). Для тієї ж суми слід в рядку формул поставити знак рівності і прописати операцію у вигляді A1+A2 або SUM(A1;A2), а якщо потрібно вказати діапазон комірок, використовується такий вигляд після знака рівності: (A1:A20), після чого буде порахована сума всіх чисел, що знаходяться в комірках від першої до двадцятої включно.

Побудова графіків та діаграм

Робота з таблицями «Ексель» цікава ще й тим, що передбачає використання спеціального автоматизованого інструменту побудови графіків залежностей і діаграм на основі виділених діапазонів. Для цього передбачена спеціальна кнопка на панелі, після натискання на яку можна вибрати будь-які параметри або бажаний вид. Після цього діаграму або графік відобразяться на аркуші у вигляді картинки.

Перехресні зв'язки, імпорт і експорт даних

У програмі також можна встановлювати зв'язку даних, які знаходяться на різних аркушах, використовувати перехресні посилання на файли іншого формату або об'єкти, що знаходяться на серверах в інтернеті, і безліч інших компонентів. Крім того, файли Excel можна експортувати в інші формати (наприклад, PDF), копіювати з них дані і т. д. Але і сама програма може відкривати файли, створені в інших додатках (текстові формати, бази даних, веб-сторінки, XML-документи тощо). Як бачимо, можливості редактора практично необмежені. І, звичайно, описати їх всі просто не вистачить часу. Тут наведені тільки початкові ази, але зацікавленому користувачеві доведеться почитати довідкову інформацію, щоб освоїти програму на найвищому рівні.