Що таке ККМ? Контрольно-касова машина: огляд, інструкція, технічне обслуговування

На даний момент касові апарати поділяються на кілька підвидів залежно від того, в якій сфері вони застосовуються і за якою конструкції виконані. По сфері застосування контрольно-касові машини поділяються на торговельні, сфери послуг, для готелів, а також для продажу нафтопродуктів. Якщо говорити про конструкції, то даний прилад поділяється на автономні, фіскальні, активні системні, пасивні.

Класифікація по конструкції

Що таке ККМ, розглянемо трохи пізніше, а поки слід зауважити те, як саме поділяються машини по конструкції: Автономні прилади мають розширений функціонал. Вони є додатковими пристроями вводу-висновку. До таких можна віднести портативні апарати, які здатні працювати без постійної подачі електроживлення. Перед використанням такої системи необхідно ознайомитися з інструкцією, яка йде в комплекті. Наступний вид класифікації - це фіскальні реєстратори. Вони є приладами, які можуть функціонувати тільки в комплекті з іншого комп'ютерно-касової технікою. Всі дані вони отримують за допомогою каналу зв'язку. Наступний вид - активні системні ККМ. Що таке? Даний прилад може функціонувати в комп'ютерно-касової системи, максимально керуючи її роботою. До таких видів техніки відносяться термінали типу POS. Пасивні системи касової техніки являють собою машини, які здатні працювати в компьютерно-касовій системі, але керувати її роботою вони не мають можливості.

Каса і ККМ

Касовий апарат і контрольно-касова машина - це два різних приладу. У народі обидва варіанти техніки називають однаково, але ці поняття мають зовсім різні значення. Касою називається прилад, який може здійснювати будь-які готівкові операції. Мова йде і про доходи, і видатки. Всі операції, які відбуваються з готівкою, повинні відбуватися на касі. Як правило, у приватних підприємств та організацій завжди є готівкові операції, тому касовий апарат потрібен практично всім.


Комп'ютерно-касова машина повинна використовуватися у всіх випадках, коли чоловік вибрав при створенні приватної діяльності систему оподаткування ЕНВД. В такому випадку купувати і використовувати касовий апарат немає сенсу. У таких ситуаціях використовується БСО.

Купівля ККМ

Закон про застосування ККМ регламентує ситуації, в яких необхідно придбавати це пристрій. Попередньо (до покупки апарату) слід звернутися в податкову інспекцію. Вона дозволить точно підібрати пристрій, який буде ідеально підходити під ваш вид діяльності. Потрібно зауважити, що якщо пристрій не внесено до Держреєстру, то користуватися ним заборонено. Слід знати, яка модель комп'ютерно-касової машини буде найбільш підходящою і зможе відповідати всім параметрами.

Мова йде про місце встановлення, мікрокліматі і інтенсивності завантаженості апарату. При виборі потрібно відмітити той факт, скільки є секцій і відділів на підприємстві, які будуть проходити через певну касову машину. Технічне обслуговування ККМ слід проводити хоча б раз на рік для того, щоб убезпечити себе від неточностей в розрахунках. Також слід при купівлі звернути увагу на те, яка чекова стрічка буде використовуватися, чи є необхідність в синхронізації з комп'ютером, принтером або вагами. Після вибору відповідної моделі потрібно звернутися в центр обслуговування і придбати товар. Там видадуть гарантійний талон та документи, що дозволяють ввести у виробництво машину. Власнику залишається звернутися до податкову службу за реєстрацією приладу.
При купівлі техніки б/у необхідно звернути увагу на зовнішній вигляд приладу. Крім цього, повинні бути документи, які підтверджують реєстрацію пристрою в податковій службі. На даний вид техніки повинні бути всі папери аж до договору купівлі-продажу.

Реєстрація в податковій

Як вже було сказано вище, контрольно-касову машину (ККМ) необхідно зареєструвати в податковій службі. Для цього слід звернутися до служби за місцем прописки або ж вибрати посередника, який є спеціальною організацією. Вона здатна за дорученням виконати всю роботу за власника підприємства. Фахівець повинен принести в податкову всі документи, які необхідні для реєстрації. Мова йде про папір, що підтверджує прохання про постановці машини на облік в податковій. Необхідно надати ІПН, касову книгу, журнал касира, а також документ, який підтверджує виклик спеціаліста з обслуговування. Також слід докласти заяву, яка буде заздалегідь заповнений. Мова йде про документ, який є проханням на реєстрацію машини.

Також слід надати договір про введення машини в експлуатацію, інструкцію до ККМ, а також пломбу, картку реєстрації та договір на техобслуговування. Додатково слід надати паспорт заявника і сам прилад. Поставити пристрій на облік необхідно до того, як почне працювати на ньому операціоніст. Інакше це буде вважатися порушенням.

Обслуговування

Що таке ККМ, вже повинно бути зрозуміло, але як же обслуговувати його? Всі роботи, які стосуються технічної сторони пристосування, слід доручати лише фахівцям. При цьому вони повинні бути працівниками того центру, з яким було підписано договір на обслуговування. Кожна станція обслуговування наклеює на пристосування голограму. На ній зображено коло, в якому намальований чоловік біля касового апарату. З внутрішньої сторони цієї наклейки є напис "Сервісне обслуговування" та рік постановки на облік пристрою. Представник центру проводить обслуговування у відповідності з графіком, який був складений заздалегідь. При цьому не має значення, в якому стані знаходиться пристрій. Обслуговування повинно відбуватися не рідше одного разу на місяць. Фахівець повинен перевірити, як працює прилад, його інтерфейс, друкує чи чеки, також при необхідності слід змастити частини апарату і замінити деталі харчування. Крім цього, фахівець повинен провести обслуговування, якщо надходив аварійний виклик. Після того, як будуть виправлені всі проблеми, співробітнику необхідно опломбувати касовий апарат і записати всі дані в журнал обліку.
Потрібно зауважити, що межремонтная налаштування ККМ повинна здійснюватися безпосередньо самим касиром. Мова йде про зовнішньому огляді, чищення касової техніки, заміни картриджа, перевірці працездатності електроприводу. До чищення слід віднести видалення пилу пензлем або за допомогою продування з усіх доступних частин касового апарату. Всі пристрої повинні проходити перевірку на працездатність в січні або лютому. Це прописано в законодавстві. Користуватися приладами, які не мають пломби або вона пошкоджена, а також якщо немає маркування від виробника, заборонено. Не можна також використовувати несправну техніку. До серйозних проблем, судячи по положенню в законодавстві Росії, слід віднести нерозбірливу друк чека ККМ. Сюди ж варто додати відсутність реквізитів через таких неполадок. Також неправильне виконання операцій і неможливість отримання даних з фіскальної пам'яті забороняє застосовувати прилад. Це слід враховувати при роботі.

Робота на ККМ

Перед тим як почати працювати на ККМ в роздрібній торгівлі, необхідно виконати ряд маніпуляцій. Операціоніст повинен ознайомитися з правилами експлуатації і підписати відповідний документ, який буде підтверджувати це. Крім цього людині все одно необхідно прочитати інструкцію, для того щоб зрозуміти, як користуватися комп'ютерно-касовим апаратом. Не слід забувати, що вся матеріальна відповідальність при недоліках у виробничому циклі буде лежати саме на касі. Кожен день касиру потрібно буде вносити в журнал даних інформацію про отриманої виручки. Не варто забувати, що комп'ютерно-касова машина повинна бути налаштована на друк реквізитів на чеках. Цим питанням буде займатися не касир, а фахівець із центру обслуговування. В інструкції до ККМ все докладно описано. Серед обов'язкових реквізитів слід виділити: ІПН підприємства; його назва; заводський номер апарата; порядковий номер надрукованого чека; загальну суму до оплати; наявність реквізиту фіскального режиму; дата і час купівлі. До необов'язкових полів відносять відділи, висновок про сплату податку в чеку, а також пароль касира. Перед початком роботи в касову машину необхідно вставити стрічку, а після цього включити пристрій і перевірити дату. Далі необхідно провести один чек, щоб зрозуміти, гарна якість друку. Для цього друкується нульовий чек або Х-звіт. Касові чеки слід видавати при оплаті послуг і продуктів, а не разом з видачею товарів.

Що необхідно знати і виконувати касиру

З кожним днем вимоги до кваліфікації касира підвищуються. На даний момент людині, яка працює на даній посаді, необхідно добре знати інструкцію до касового апарату та правила його експлуатації. Операціоніст повинен бути здатний виконувати свої обов'язки на різних машинах, знати асортимент товарів і їх вартість. Також він повинен уміти розрізняти ознаки несправності приладу. Якщо такі з'являються, необхідно повідомляти про них керівництву. Якщо несправність невелика, то слід самим усувати помилки. Контролер-касир повинен вміти безпечно обслуговувати покупців, стежити за тим, щоб ремонт і обслуговування пристрою проводилося вчасно, крім цього, йому слід вміти розрізняти підроблені купюри від справжніх і знати характерні особливості всіх банківських карт. В кінці дня касир-операціоніст повинен заповнювати журнал і знімати Z-звіт. Таким чином він видає виручку за весь день і закриває зміну. Після того, як буде знято Z-звіт, на касі нічого в цей день пробити буде вже не можна. Всі моделі ККМ працюють за такою схемою.

Взаємодія 1С і ККМ

Іноді, в залежності від виду діяльності підприємства, може існувати необхідність у використанні різних приладів - починаючи від ККМ і закінчуючи сканером штрих-кодів. Для того щоб не купувати велику кількість пристосувань, можна придбати комплексне, яке працює на POS-терміналі або ж встановити програму-драйвер ККМ. З його допомогою вони коректно працюють, обмінюючись даними. Завданням спільної роботи касового апарату з терміналом або драйвером стає взаємодія з 1С. Якщо підприємство, наприклад, працює з укладанням угод купівлі-продажу, то, в свою чергу, програма 1С надає касовій машині абсолютно всі дані про товари, а також записує всю інформацію про продажі. Досить часто перед початком зміни вивантажується звіт з довідника товарів. З 1С вивантажуються всі залишки продуктів, а після завершення зміни завантажується підсумок по всій зміні. Огляд ККМ повинен включати опис такого виду взаємодії. Багато підприємств використовують прилади комплексно. Вони здатні виконувати функції ККМ і 1С. Завдяки цьому можна автоматизувати операції. Наприклад, на склад надходить товар. І його необхідно перемістити з одного складу на інший або ж поставити на реалізацію. Все це може зробити пристрій. Крім цього, досить легко за допомогою такого приладу проводити інвентаризацію, повертати постачальнику або забирати у покупця вже проданий товар, а також здійснювати оптовий продаж.

Моделі ККМ

Що таке ККМ, вже роз'яснили, а які ж моделі найпопулярніші? Серед всіх моделей ККМ, які випускаються і зареєстровані в реєстрі Росії, є найбільш популярні пристосування. Наприклад, касовий апарат АМС-100K буде зручним у сфері дрібнороздрібної продажу. У цьому апараті є спеціальний ящик, у який можна класти купюри, а функціонал дозволяє підключити сканер штрих-кодів. Pos-термінал EasyPos, який називається Optima має невеликі габарити, якщо порівнювати з попередньою моделлю. Дана система відмінно підходить для торгових точок, які мають невеликий обсяг продажу, а також для кафе. "Меркурій-100K" є невеликим апаратом, який зможе автоматизувати процес продажів.

ККМ та оподаткування

Багато видів ККМ використовуються в тому випадку, якщо компанія не є платником ЕНВД. Справа в тому, що в такому режимі роботи податок розраховується не виходячи з суми доходу, а з розміру торгової площі. Відповідно, люди, які працюють за такою схемою, повинні обов'язково надавати бланки суворої звітності. Такою можна назвати квитанцію, чек або інший документ, який підтверджує оплату від покупця. В такому випадку використовується БСО. На цьому приладі повинні бути вказані найменування документа, номер та серія, ім'я власника, назва самої організації, види наданих послуг, загальна вартість, дата, підпис особи, який проводив операцію, друк даної фірми, ІПН. Виготовляти БСО виконавець не має права. У багатьох видах діяльності можна не використовувати ККМ, ні БСО. В такому випадку, як правило, люди займаються продажем газет, журналів у кіосках, враховуючи, що їх частка всього лише 50%. Також подібними є організації, які продають талони для проїзду в транспорті, забезпечують харчування школярів та робітників, які торгують на виставкових комплексах, ярмарках і ринках. Також мова йде про дрібнороздрібної торгівлі з кошиків. Не потрібно використовувати дані пристосування при продажу через кіоски напоїв і морозива. Також в цей список вноситься торгівля з цистерни молоком, пивом і рибою.

Патентна система оподаткування

Використовуючи патентну систему оподаткування, приватне підприємство може проводити безготівковий і готівковий розрахунок, не застосовуючи ККМ. В такому випадку необхідно видати покупцеві документ, який буде підтверджувати факт приймання грошей. Компанія, яка працює на УСН, повинна при продажу товару або здійсненні послуги видати людині касовий чек. Якщо клієнтом є юридична особа чи підприємець, то є невеликий нюанс. Продавець повинен видавати та чек ККМ, і прихідний ордер. Проводити розрахунки можна навіть за допомогою електронних грошей. У такому випадку необхідно укласти договір з оператором, який надає валюту. Клієнт перекладає гроші оператора, а той зараховує кошти на рахунок. Однак таким чином між юридичними особами та індивідуальними підприємцями розраховуватися не можна.

Зняття ККМ з обліку

Податкова може зняти з обліку комп'ютерно-касову машину, якщо припиняється діяльність, яка пов'язана з грошовими розрахунками, змінюється місце використання та слід перереєструвати пристрій в іншій податковій службі, якщо машина несправна, виключена з реєстру, минув термін служби (7 років), і навіть якщо змінюється формат роботи підприємства.