Огляд сервісу Trello: як користуватися, особливості та цікаві факти

Якщо ви вирішили розпочати свій бізнес і навіть встигли завести свій штат, ви зіткнетеся з тим, що потрібно буде організовувати роботу. Так от, для цього вам доведеться дізнатися, як користуватися Trello. Ця програма може стати незамінним помічником, який полегшить управління проектами і зробити роботу легше, простіше і веселіше.

Історія

Вперше софт з'явився в 2011 році. Він був випущений 13 вересня як безкоштовний веб-додаток. Над ним працювала компанія Fog Creek Software. Якщо в цілому, то програма допомагає керувати проектами за певною парадигмою, яка називається канбан. Цей метод став популярний завдяки компанії Toyota, яка використовувала його в якості управлінської моделі поставок.


Зараз софт пропонує часткове безкоштовне користування з наявними платними доповненнями. В цьому році програму було куплено австралійською компанією Atlassian за півмільярда доларів.

Японська філософія Toyota

Перш ніж зрозуміти, як користуватися Trello, потрібно розібратися з тим, що ж означає парадигма канбан. З японської мови це слово перекладається як «рекламний щит». Тому веб-додаток виконано, як вивіска. Канбан є системою організації бізнесу, яка допомагає реалізовувати принцип «точно в строк». Останнє поняття – це поширена логістична концепція. Сам термін з'явився дуже давно. Він пов'язаний з описом дій, коли майстри дільниць вказували на листках перелік виконаних завдань і вивішували списки поруч. Сама система була реалізована компанією Toyota. Тоді ще ніхто не знав, що таке Trello, і як ним користуватися.


До 60-х років компанія вирішила експериментувати з такою системою, а через кілька років перевела все виробництво на цей метод. Суть цієї парадигми в тому, що виробник створив річний план з виробництва та продажу автомобілів, і на його основі почав формувати місячні під плани та середньодобові. Кожен з них базувався на вже наявному купівельному попиті. Добові графіки працювали тільки на головний конвеєр, а для решти підрозділів достатньо було орієнтовного місячного плану. Компанія була впевнена, що такий спосіб ведення бізнесу «точно в строк» міг вказати на дефекти, які виявлялися за рахунок щоденного контролю.

Програма

Отже, перед нами дуже популярна система керування проектами - Trello. Як користуватися цією програмою, знають не всі. Про це ми поговоримо далі. Софт користується популярністю у невеликих компаній і організацій, які тільки починають свою діяльність. Він допоможе організувати ефективну роботу за прикладом японської філософії канбан. Популярність свою додаток отримало давно, оскільки працює з 2011 року. Більшість користувачів для себе виділили кілька позитивних якостей, які досі приваблюють нових прихильників до цього софту: простота інтерфейсу; можливість безкоштовного користування; зручна робота; взаємодія з різними сервісами. Далі розглянемо кожну з цих особливостей.

Все геніальне – просто

Як користуватися не Trello відразу зрозуміло. Але завдяки простому інтерфейсу розібратися в цьому дуже просто. Під цим гідністю ховається ще більшу кількість переваг. Наприклад, ви можете просто ввести цей сервіс у вашу роботу, при цьому ваш персонал зможе швидко і без проблем навчитися йому.
Простоту можна помітити і дивлячись на подібні програми. Наприклад, всі ми знаємо «Бітрікс24», але назвати його простим сервісом дуже складно. А ось те ж саме сказати про «Трелло» легко. Весь інтерфейс базується на канбан-дошках. Все це виглядає так, якби у вас в офісі стояла безмежна біла дошка зі стікерами. Подібний інструмент корисний для розподілу завдань за деякими типами. Як правило, більшість з них класифікуються як: заплановані; поточні; виконані. Фізичні дошки реально модернізувати, але все одно вони не дають повної свободи. До того ж, щоб оформляти таку дошку потрібно володіти крутим уявою, а воно є не у всіх. Структура віртуальної площадки більш гнучка. Вона також складається з дощок, які мають кілька стовпчиків зі списками (картками). Коли ви на чиємусь прикладі познайомитеся з «Трелло», як користуватися програмою зрозумієте відразу. Звичайно, навіть на віртуальній майданчику вам знадобиться уяву, щоб зручно розставити завдання, статуси і коментарі. До наприклад, якщо у вас новинний сайт, ви можете створювати кілька дощок, які присвячені різним завданням. Одна призначена для журналістів, друга для редакторів, третя для фотографів, ще для дизайнерів, оптимізаторів і т. д.

Безкоштовний

Ще однією перевагою ми вказали доступність. Вона в нашому випадку не умовна, а повноцінна. Додаток працює за freemium-моделі для ефективного управління завданнями. Trello завжди працює безкоштовно, без пробних періодів. Але функціонал у сервісу трохи обмежений: менше інтеграцій, обсяг завантажуваних документів, відсутність кастомних шпалер. Для більшості невеликих стартапів, версія «Бізнес» виявиться абсолютно марною і зайвою витратою грошей.
Щоб вміститися в безкоштовну версію, досить не завантажувати файли перевищують розмір 10 Мб. Можна використовувати для зберігання фото хмара, а у дошках залишати тільки посилання.

Зручність

Доступність доповнено й тим, що цілком реально використовувати програму на різних пристроях: смартфонах і планшетах. Причому зручність редагування забезпечено абсолютно на будь-якому апараті. Якщо грамотно розробити структуру, то більше 50-ти чоловік зможуть комфортно взаємодіяти через цей сервіс, без якого-небудь керівництва по продуктивній роботі в Trello. Все буде залежати тільки від керівника і його цілей. Програма допомагає швидко оцінити масштаби просування і успіх процесу. Причому, все це відбувається в режимі реального часу. Зараз велика кількість ЗМІ і невеликих редакцій користуються цим додатків. Важливо лише на першому етапі якісно подумати над принципом оформлення.

Використання

Як користуватися trello.com у російській версії питань не виникне. Тим не менш, коротко все-таки варто дати деякі рекомендації і пояснити принцип роботи сервісу. Оскільки перед нами метод канбан, то всі наші завдання повинні бути виконані точно в строк. Щоб це зробити, заповнюємо картки із завданнями, вивішуємо на дошку в певний стовпчик. По мірі виконання завдань, списки переміщуються. Сервіс умовно можна поділити на три частини: дошка, список картка. Як ви вже зрозуміли, дошка – це робоча поверхня, вона поділена на стовпчики, які реалізовані списками, а в кожному списку є картки. Картка – це робочий інструмент, в якому описується завдання. Її можна пересувати як між іншими картками, так і між списками, і навіть дошками. Для кожного завдання можна призначити відповідального. Списки також копіюються, переміщуються та архівуються. Саме меню з дошкою легко зафіксувати, а робочу поверхню додати в обране, щоб не втратити найбільш важливі події. Для кожної дошки є кілька режимів доступу. Приватну можна проглядати тільки на запрошення власника. Командна версія використовується всіма учасниками команди, а публічну можна пустити у світ.

Кому?

Огляд способів застосування сервісу Trello стане корисним для всіх, хто випадково зіткнеться з цією статтею. Справа в тому, що подібна дошка завдань потрібна не тільки діловим людям, невеликим компаніям і стартапам. «Трелло» допомагає з величезною кількістю незвичайних задач. Ми розглянемо кілька найбільш поширених способів застосування цього сервісу: Навчання. Якщо ви відносно недавно закінчили університет або школу, то все ще пам'ятаєте, наскільки важко іноді запам'ятати всі потрібні завдання. Всю отриману інформацію потрібно хоча б якось фіксувати і структурувати. Також можна використовувати дошку для вивчення якогось конкретного курсу. В цьому випадку, в один список потраплять навчальні ролики, у другій – книги, в третій статті і т. д. Робота . Так, ми вже розглянули, як використовувати дошку у своїй професії. А що якщо вона нам потрібна для пошуку роботи. Якщо ви втомилися бути безробітним і серйозно хочете зайнятися цією справою, тоді «Трелло» обов'язково вам допоможе. Для кожного роботодавця, з яким ви ведете переговори, можна завести окрему картку. Тоді вам буде простіше слідкувати за відповідями і співбесідами. Бажання . Зараз стало популярним складати карти бажань і цілей. Щоб перенести все в віртуальний світ, можна використовувати наш сервіс. Тут легко не просто записувати свої мрії, але і візуалізувати їх. Можна створити списки з подорожами, навчанням, подіями і т. д. Ремонт . Якщо життя зіштовхнула вас з ремонтом, то програма легко впорається з цією проблемою. Щоб все упорядкувати, розібрати по поличках і створити етапи. Так, в один список можна помістити свої бажання, у другій відправити реальні можливості, а в третьому призначити пріоритетність дій. Подорожі . Цей сервіс також потрібен для активних мандрівників. Він однозначно не підійде тим, хто їде полежати на сонечку. Але якщо ви плануєте відвідати в одній країні кілька міст за пару тижнів, то Trello легко впорається з будь-яким завданням. Ви не забудете купити квитки, забронювати готель, вказати місця відвідування та харчування. Можна додати карти і фото пам'яток.

Висновки

Trello – це дійсно крутий і універсальний інструмент. Його можна використовувати для будь-яких цілей. Може, ви хочете організувати крутий день народження або просто розпланувати майбутній рік. У вас є купа можливостей візуалізувати свої ідеї і круто їх оформити. Для невеликих компаній цей сервіс - must have. Він допомагає великій групі людей взаємодіяти. А керівнику стежити за якісним і своєчасним виконанням завдань.