Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій

28 0 Новини високих технологій

MS Access являє собою систему управління базами даних, яка поставляється в комплекті з поширюваними пакетом програм Microsoft Office. І хоч функціонал у неї трохи нижче, ніж у спеціалізованих програм, багато хто користується додатком за простоту в роботі. Створення звітів в Access і процес, необхідний для здійснення роботи. Звіти є способом вибірки даних з готовою базою даних по одному або декільком заданим параметрам.

Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій

Поняття і створення звітів в Access

Звіт є форматованим представленням інформації, яка входить в готову базу даних. Саме звіти виходять на друк, збираючи комплект даних. За допомогою функції в Microsoft Office Access можна отримати практично будь-яку вибірку даних. Можна зібрати потрібну інформацію, представити в легкочитаємом вигляді. Крім того, можна провести аналіз даних, а також узагальнити різного роду показники.


Якщо роздруковувати дані безпосередньо, тобто в неструктурированном вигляді (таблиці, запити), то вийде, що дані роздруковуються в тому вигляді, в якому вони присутні в програмі. Створення звітів в Access дозволяє обійти цей процес і отримати інформацію в більш звичному вигляді. Крім того, за допомогою звітів можна спростити роботу і читання інформації. Детальний репорт включає потрібні показники з бази даних. Однак його характерними особливостями є поділ на параграфи з наявністю заголовка і колонтитулів.
Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій

Структура MS Access і створення звітів

Для спрощення розуміння інформації в MS Access під час створення звіту можна додати різні текстові елементи. Крім того, можна структурувати інформацію з таблиць.


Такі компоненти включають в себе:
  • Заголовок.
  • Верхній і нижній колонтитули.
  • Робочу область.
  • Примітка.
  • Заголовок

    Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій
    Потрібен для найменування звіту і при друку відображається у верхній частині першої сторінки репорта. Може бути застосований для збереження даних, особливо часто використовують для виведення інформації, що містить частину бази даних, яку потрібно роздрукувати і одного разу у початковому ділянці звіту. Щоб додати в структуру репорта заголовок потрібно скористатися розділом "Вид", командою "Заголовок" або "Примітка звіту".

    Верхній колонтитул

    Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій
    Являє собою приблизно те ж саме, що і в MS Word. Проте в Access його використовують для створення різних найменувань стовпців даних. Крім того, колонтитули як верхній, так і нижній можна використовувати для додавання номерів сторінок. За умовчання в Microsoft Access створюється одночасно два колонтитула – верхній і нижній. Щоб створити тільки один потрібно перейти в розділ "Вид", потім натиснути на кнопку колонтитули. Для видалення одного з них з робочої області потрібно скористатися властивостями. У параметр "Висота колонтитула" потрібно вписати значення "нуль".

    Робоча область

    Розміщується між верхнім і нижнім колонтитулом. У неї поміщається основні дані репорта. Створення форм і звітів у Access починається з цієї частини. У табличній формі представлена інформація, яка потрібна для друку. Друк проводиться на підставі запиту або конкретної таблиці бази даних. Щоб додавати або видаляти інформацію, можна скористатися списком полів і спеціальною панеллю. Ховається ця панель за допомогою параметра. Для того щоб вона не відображалася на екрані, потрібно задати властивість висоти дорівнює нулю.
    Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій

    Нижній колонтитул

    Розташований у нижній частині сторінки при друці. Може використовуватися для виведення результатів, дати роботи або нумерації сторінок. Друкується на кожній сторінці. Можна забезпечити друк відразу декількох видів даних.

    Примітка

    Є поодиноким текстовим блоком. Розташовується на останній сторінці звіту, в робочій області прямо над нижнім колонтитулом. Використовується для друку даних, які потрібно роздрукувати раз. До них відносять звіти, підсумкові дані або поле для підпису. Щоб додати примітку в MS Access потрібно перейти в розділ "Вид" вибрати функцію "Заголовок/примітка звіту". При цьому програма здійснює створення заголовку та примітки відразу.

    Способи створення звітів

    Під час розробки усіх продуктів від Microsoft планувалося дати кілька можливостей для роботи над звітами і запитами. В Microsoft Access, створення звітів можна здійснити кількома способами. До них відносять:
  • Вбудований конструктор.
  • Майстри автоматичних репортов.
  • Автооблік в стовпчик або стрічку.
  • Діаграми.
  • Як створити звіт

    Найбільш простим способом є майстер автоматичних звітів. У його функції входить можливість помістити вибрані рядки і стовпці з різних баз даних в робочу область і при цьому має кілька стилів оформлення. Після закінчення автоматичної роботи можна додатково додавати або змінювати дані за допомогою конструктора.
    Створення звітів в Access: опис, форми, порядок дій
    Крім того, можна скористатися функціоналом зі створення автоматичних звітів, щоб отримати репорт швидко. Потім після виконання можна в режимі конструктора внести поправки. Створення простого звіту в MS Access проводиться таким способом:
  • У першу чергу потрібно готова база даних. Перейдіть в розділ "Звіти", потім натисніть на контекстне вікно "Створити". З'явиться віконце з вибором виду звіту.
  • Для швидкого створення звіту потрібно вибрати Автоматичний відповідь" у стовпчик або стрічковий.
  • Потім потрібно вибрати джерело інформації. Для цього можна скористатися готовою базою даних або інформаційним запитом.
  • Підтвердити вибір.
  • Потім майстер автоматичних звітів створить репорт згідно з вибором. При цьому він відкриється в режимі попереднього перегляду. Тут можна побачити зовнішній вигляд готового звіту.
  • Потім після завершення правок потрібно перейти у вкладку "Файл" і натиснути на кнопку "Зберегти". У вікні потрібно ввести повне ім'я звіту, потім вибрати директорію або знімний накопичувач.
  • Друк

    Створення запитів і звітів у Access завершується печаткою. Після того, як завершені всі дії щодо створення звіту, і потрібно роздрукувати його, варто скористатися наступними командами:
  • В розділі "Файл" і натиснути на клавішу, відповідну друку.
  • У вікні, яке з'явиться, потрібно натиснути на кнопку сторінки.
  • Потім вибрати, які сторінки потрібно роздрукувати, і підтвердити вибір.
  • До початку запуску на друк потрібно ще раз переконатися в правильності готового звіту. Щоб переконатися в тому, що дані не зрушили і введені коректно, потрібно перейти в розділ попереднього перегляду у вкладці "Вид". При наявності передостанній порожній сторінки проблеми найчастіше пов'язані з неправильним розміщенням приміток. Потрібно перевірити висоту і в разі необхідності виставити параметр висоти на рівень 0. Якщо трапляються порожні сторінки – швидше за все ширина полів звіту перевищує ширину паперу. Спробуйте надрукувати в альбомній орієнтації або змініть ширину в полях. Під час роботи не допускайте, щоб ширина полів перевищувала загальні розміри робочої області + лівого і правого порожнього поля.